Document légal, le devis est aussi un document commercial, qui doit donner envie au futur client de travailler avec vous et le conforter dans son choix. Autant dire que pour une petite entreprise, deviser, c’est crucial. Alors que doit-il comporter, et surtout, comment en faire du devis un levier au service de votre développement ?

Qu’est-ce qu’un devis ?

Le devis est un document écrit qui présente une proposition de vente d’un bien ou d’un service. A partir du moment où il est signé, le devis devient un contrat : il engage le fournisseur vis-à-vis de son client, et vice-versa. L’établissement d’un devis est obligatoire pour certain type de prestations, telles que les travaux et dépannages, les services à la personne, les déménagements, les locations automobiles et certaines prestations de santé. Mieux vaut établir correctement vos devis, car les amendes peuvent aller jusqu’à 3 000 euros pour une personne physique et jusqu’à 15 000 euros pour une personne morale en cas de nos respects des obligations d’information pré-contractuelle du consommateur.

Que doit comporter un devis ?

Le devis étant un document contractuel soumis à la législation, le respect de la forme s’impose. Un devis doit notamment comporter :

  • La mention devis.
  • Les coordonnées du client : nom, adresse, téléphone, TVA, SIRET.
  • Les coordonnées du fournisseur : nom, adresse, téléphone, TVA, SIRET.
  • La date d’émission du devis, sa durée de validité.
  • Le numéro du devis, ce qui est clé pour sa traçabilité, et qui facilitera les échanges avec vos futurs clients.
  • La description précise des produits et ou services vendus : libellé, quantité, prix HT, montants et taux TVA, prix TTC, devises. Si l’établissement de votre devis est payé, cela doit être indiqué. Lorsque vous rédigez votre descriptif, évitez le jargon trop technique afin de faciliter la compréhension par le client. Enfin, détaillez votre devis le plus possible afin d’éviter tout conflit ultérieur.
  • Les conditions générales de vente, pénalités, conditions de garantie. Dans le cas où l’entreprise a inséré une clause de réserve de propriété, il est important que cette dernière figure sur l’ensemble des documents  commerciaux émis (devis inclus) sous peine d’invalidité de cette clause.

Au-delà des mentions obligatoires, vous pouvez ajouter des mentions utiles, qui fluidifient la relation client, telles que vos coordonnées bancaires (RIB), les modalités de règlement, les montants et dates des acomptes. Vous pouvez aussi indiquer des délais de livraison ou d’exécution. Enfin, n’hésitez pas à indiquer quel est le moyen le plus sûr de vous contacter : email, téléphone… Vous pouvez envoyer votre devis par la poste, par email ou le remettre en main propre.

Le devis, un outil au service du développement de votre entreprise

Le devis est certes un document obligatoire, mais pourquoi s’arrêter là ? Pourquoi ne pas en faire un outil au service de votre développement ?

Le devis est… un moyen de communication avec votre client ! Pour peu qu’il soit personnalisé, il permet de renforcer votre image de marque. Un devis clair, compréhensible et rapidement envoyé témoigne de votre professionnalisme et ne peut que rassurer votre client.

Le suivi des devis fait partie de votre processus de vente. Il est intéressant de suivre leur statut, et de les utiliser pour bâtir des indicateurs commerciaux. Vous pouvez par exemple « probabiliser » les affaires pour avoir une idée de votre chiffre d’affaires futur, et suivre vos taux de concrétisation.

Mais le plus intéressant reste d’appréhender le devis comme la première étape d’un processus de gestion : création du devis dans votre logiciel de gestion, relances automatiques avant la fin de la date limite de validité, suivi du statut, archivage. L’idéal reste de pouvoir transformer en un clic vos devis en factures et en bons de livraison, puis de contrôler les paiements et de relancer les impayés.

Vous automatisez ainsi tout la chaîne. Au lieu de passer du temps sur votre compta et votre gestion administrative, vous pourrez vous concentrer sur vos ventes et sur… l’exécution de vos devis !