Entrepreneurs, optimisez la gestion de vos frais de déplacement

Chronophage la gestion des frais de déplacement ? Certes ! Le dirigeant de TPE peut y passer beaucoup de temps. Mais il est possible de l’optimiser de 2 manières : d’une part en récupérant la TVA, d’autre part en automatisant ce qui peut l’être. Faisons le point.

 

Frais de déplacement : de quoi parle-t-on ?

Parler de frais de déplacement, c’est d’abord penser aux transports : billets de train ou d’avion, frais kilométriques, péages, parkings. Les frais de déplacement incluent également l’hébergement et les repas pris par l’entrepreneur ou par ses salariés au cours de déplacements. Ils doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise : si vous pensiez faire une note pour votre week-end perso, oubliez tout de suite ! Les frais de déplacement doivent être appuyés par des justificatifs.

Récupérer la TVA ou pas ?

Généralement, dès lors qu’il est question de frais de déplacement, le dirigeant de petite entreprise à tendance à penser que la TVA n’est pas récupérable, parce que c’est ce qu’on lui a dit et répété.  Effectivement, la TVA n’est pas récupérable sur la plupart des dépenses de déplacements mais certaines catégories bénéficient de la déductibilité de la TVA.

 

Nature de dépenses de déplacementsDéductibilité TVA
Hotel nuitées collaborateurs et dirigeantsNon
Hotel Nuitées clientsNon
Repas pris en déplacements (Mention du collaborateur et de l’entreprise sur la facture)Oui
Invitation client (en mentionnant le nom des invités)Oui
PéageOui
Billets de transport (Avion, Sncf, Métro, Bus, Tram)Non
Petit déjeuner pris à l’hôtel si mentionnés séparémentOui
Frais de parkingNon

 

Les conditions pour récupérer la TVA

Si la TVA est récupérable, il y a tout de même des conditions pour pouvoir le faire. La dépense doit bien sûr avoir été engagée dans l’intérêt de l’entreprise, pour répondre à un besoin de l’exploitation, et s’inscrire en déduction du résultat. La facture qui servira de justificatif doit être établie au nom de l’entreprise, pas à celui de l’entrepreneur ou de ses salariés. Vous devez également disposer d’une facture pour chaque dépense, avec le montant de la TVA payée.

 

Des astuces pour optimiser la gestion de ses frais de déplacement

Adoptez une plateforme de gestion

Une plateforme de gestion vous aide à gérer vos dépenses et notes de frais en automatisant une bonne partie du processus. Une plateforme de gestion doit ainsi vous permettre récupérer vos justificatifs de frais de déplacement scannés ou photographiés, puis de distinguer les frais de déplacement pour lesquels la TVA est récupérable, extraire la TVA de ces dépenses et enfin vous permettre de la récupérer. Utiliser la plateforme de gestion est plus simple que de tout vérifier à la main et vous fait gagner  du temps.

Classez vos dépenses en amont

Une plateforme de gestion vous aidera à faire le tri entre vos frais de déplacements déductibles et non déductible à la TVA. Cependant, rien ne vous empêche, si vous ne disposez pas de cet outil de gestion, de classer vos dépenses en amont, en fonction de leur déductibilité. Même si cela reste moins efficace qu’un logiciel de gestion des dépenses et des notes de frais, vous aurez gagné un peu de temps. 

Choisissez la bonne CB

Ouvrez une carte de paiement d’entreprise à débit immédiat avec laquelle vous réglerez toutes vos dépenses de déplacements… et uniquement vos frais de déplacement, cela vous simplifiera la vie.

 

Les règles relatives à la récupération de la TVA sur les frais de déplacement sont loin d’être simples ! Nous vous encourageons cependant à bien les suivre pour éviter un contrôle fiscal. Pour vous simplifier la vie et récupérer la TVA en toute tranquillité, nous vous conseillons d’investir dans une plateforme de gestion.

 

Photo by Eutah Mizushima on Unsplash

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