6 étapes pour créer sa boîte et la gérer

La simplification administrative est peut-être en cours, mais si vous discutez avec des entrepreneurs autour de vous, vous verrez que créer sa boîte reste un parcours du combattant. Il ne suffit pas de penser aux formalités administratives, souvent complexes et chronophages. Il faut aussi penser gestion, pilotage, et bien choisir son outil. GererMaBoite fait le point sur les 6 étapes clés pour créer sa boîte et la gérer.

Étape 1 pour créer sa boîte : rédiger ses statuts pour les statuts de SAS, SASU, EURL ou de SARL.

Les formalités administratives dépendent de la forme juridique choisie. Si vous vous êtes orientés vers la micro-entreprise, vous n’avez pas besoin de rédiger vos statuts. L’objectif des statuts est de formaliser le contrat entre les associés, d’établir les règles de fonctionnement avec les tiers. Il est donc vital de les rédiger avec un maximum de clarté et de prévoir toutes les possibilités. Les statuts comprennent le nom de la société, l’adresse du siège social, le montant et la répartition du capital et les modalités de gérance. Vous pouvez trouver un modèle de statuts en ligne pour démarrer. Nous vous conseillons toutefois de faire soigneusement relire par un professionnel avocat ou expert-comptable. C’est la gouvernance de votre entreprise qui est en jeu : ne soyez pas radins !

 

Étape 2 pour créer sa boîte : déposer les fonds et évaluer les apports en nature du capital social.

Le capital social représente le montant des apports des actionnaires en contrepartie de parts. Il peut être constitué d’apports en numéraire (de l’argent), en nature (des biens) ou en industrie (du savoir-faire). Pour une SAS le montant minimum du capital social s’élève à 1€. Les associés ou actionnaires doivent déposer leurs fonds auprès d’une banque qui délivre une attestation de dépôt de fonds, à conserver pour la suite de la démarche. Si l’apport est en nature, l’entrepreneur doit procéder à son évaluation en faisant appel, dans certains cas, à un commissaire aux apports.

 

Étape 3 pour créer sa boîte : publier une annonce dans un journal d’annonces légales.

L’annonce dans un journal d’annonces légales comporte la forme sociale, l’adresse du siège social, le capital social. Cette formalité ne concerne pas les auto-entrepreneurs pour leur micro entreprise. Une fois l’annonce parue, une attestation vous est envoyée. Attention, cette attestation vous sera demandée par la suite.

 

Étape 4 pour créer sa boîte : demander l’immatriculation de son entreprise.

Le formulaire d’immatriculation de la société est différent selon le statut. Vous pouvez télécharger tous les formulaires sur le site www.infogreffe.fr

 

Étape 5 pour créer sa boîte : transmettre son dossier au Centre de Formalités des Entreprises ou aux Greffes du Tribunal de commerce.

Votre dossier doit comprendre tous les justificatifs que vous avez collectionné aux étapes précédentes : votre formulaire d’immatriculation, un exemplaire des statuts, l’attestation de dépôt des fonds par votre banque, l’attestation du journal d’annonces légales, une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et les copies des pièces d’identité des dirigeants. Une fois votre dossier traité, il vous sera attribué un numéro de SIREN et de SIRET.

 

Étape 6 pour commencer à gérer sa boîte (enfin !) : choisir sa plateforme de gestion

Une plateforme de gestion avec des fonctionnalités utiles à l’entrepreneur

Commencez par identifier ce dont vous avez vraiment besoin, plutôt que d’acquérir au prix fort un logiciel dont vous n’utiliserez que quelques fonctionnalités. Il existe quelques fonctionnalités clés pour les petites entreprises. Votre plateforme de gestion doit vous proposer une gestion des dépenses et des notes de frais et inclure la chaîne devis – factures – recouvrement. 

Vous ne passerez plus votre temps à intégrer ces éléments en comptabilité ou à relancer les mauvais payeurs. Si vous avez une activité commerciale, choisissez une plateforme qui comprend une caisse en ligne et une gestion des stocks en temps réel, pour piloter vos stocks sans attendre l’inventaire de fin d’année. Enfin, éliminez tout outil de gestion qui ne vous permettrait pas de visualiser votre trésorerie actuelle et votre trésorerie prévisionnelle, et qui ne comprendrait pas un tableau de bord et des statistiques de l’activité. Pour piloter votre activité, et donc bien gérer votre boîte, vous avez besoin de détecter les problèmes en amont. Et pour cela, il vous faut des indicateurs de performance et un tableau de bord.

 

Tableau de Bord

Des critères de choix

Évidemment, il y a autant de critères que d’entrepreneurs. Certains sont pourtant incontournables. 

Conformité avec la loi

C’est bête à dire, mais disons-le tout de même : assurez vous de la conformité de votre solution avec la loi. L’outil de gestion et de comptabilité que vous choisissez doit satisfaire des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage précises. Tournez-vous de préférence vers des outils SaaS ou Cloud. Les mises à jour seront faites automatiquement par votre éditeur. Vous n’aurez plus à vous en soucier et vous n’aurez plus à réinvestir à chaque changement de législation.

Simplicité et automatisation

Nous vous conseillons de vous tourner vers un outil de gestion qui automatise la comptabilité et vous décharge de la tenue comptable classique. Vous devez pouvoir utiliser votre plateforme de gestion et de pilotage sans connaissances particulières en comptabilité et sans expertise informatique. Orientez-vous sur un outil intuitif, avec une interface simple, évitant le jargon comptable. Il est toujours plus facile de saisir un libellé d’opération “Téléphone” que d’appeler le compte 6261000. Pour l’entrepreneur, une plateforme de comptabilité et de gestion qui automatise la comptabilité, c’est l’assurance d’une prise en main facile, d’un gain de temps, et d’une grande fiabilité.

Facilité de collaboration avec l’expert-comptable

Ce n’est pas parce que vous avez automatisé la tenue comptable que vous n’avez plus besoin de votre expert-comptable. Validez la facilité de collaboration entre votre logiciel de gestion et les outils utilisés par votre cabinet d’expertise- comptable. Assurez-vous que votre expert puisse avoir accès à vos données comptables, extraire facilement le fichier des écritures comptables (FEC). Il passera moins de temps sur la tenue comptable, et plus de temps à vous conseiller efficacement sur le développement de votre activité.

Prix / budget

Le prix, au regard du budget disponible, est souvent le premier critère auquel on pense. Il y a sur le marché des solutions gratuites qui peuvent être très tentantes. Elles ont cependant des coûts cachés. Les options sont payantes. L’accompagnement aussi. Et le plus souvent, vous ne pouvez pas aller bien loin sans les souscrire… au prix fort ! Les offres d’abonnement démarrent en général autour de 10 € HT par mois. Profitez des périodes de gratuités proposées pour tester et vérifier que la solution vous convient. Dernier point : soyez attentifs aux clauses qui vous engagent pour une durée parfois longue avec une solution.

 

Vous connaissez à présent les 6  étapes pour créer et gérer votre boîte. Et maintenant GO !

 

Photo by Lindsay Henwood on Unsplash

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par | 19 février 2020 | Dirigeants de TPE | 0 commentaires

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