FAQ2019-07-18T13:07:03+01:00

FAQ

Bienvenue dans l’assistance GererMaBoite

Vous vous posez des questions sur votre caisse en ligne ou votre logiciel de gestion ? Nous sommes là pour vous aider. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans cette liste, n’hésitez pas à contacter le support : support@gerermaboite.fr

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Comment créer de nouveaux modes d’encaissement ?2018-05-25T15:22:32+01:00
  • De nombreux modes d’encaissement sont déjà présents sur la plate-forme : en voici la liste
    dans le tableau ci-dessous dans le cas où vous auriez besoin d’un mode d’encaissement
    supplémentaire qui ne figurait pas dans cette liste, vous pouvez faire cette demande sur le
    mail support@gerermaboîte.fr.
  • Le nouveau mode de règlement s’il correspond à un règlement nouveau sera mis à jour sur notre plate-forme.

Modes de règlements /encaissements répertoriés sur la plateforme GMB
Espèce
Chèque
Carte bancaire
Carte American Express
Virement bancaire
Chèque cadeaux KADEOS, Tir Groupés, …
Tickets restaurant
Carte Cadeaux émise par la boutique
Crédit client
Dons

Pour en savoir plus sur les l’encaissement avec la caisse GMB, rendez-vous sur la chaîne You
Tube Laura de GMB : tutos 7.

Comment calculer les dates d’échéance ?2018-08-31T09:42:42+01:00

Généralité :

  • La date d’échéance d’une facture se calcule à partir de la date de facturation.
    • Elle est exprimée en nombre de jours à partir de la date de facturation.
    • La date d’échéance peut être exprimée en jours nets ou en jours arrondis à la fin du mois.
  • Une facture peut être à l’initiative des deux parties payées en une ou plusieurs échéances de montant équivalent.
  • Par convention, la date d’échéance calculée en jours nets ou jours fin de mois peut être arrondie à un nombre de jours proches.

Exemple :

Exemple d’échéance

Date de facture1ere échéance

2ème échéance

Paiement comptant

6 mai 2018

6 mai 2018
Une échéance à 30 jours nets

6 mai 2018

5 juin 2018

Une échéance à 30 jours fin de mois

6 mai 201830 juin 2018
Deux échéances à 30 et 60 jours nets

6 mai 2018

5 juin 2018

5 juillet 2018

Une échéance à 30 jours nets -arrondie au 5, 15, 25 du mois

11 mai 2018

15 juin 2018

Deux échéances à 30 et 60 jours nets – arrondies au 10, 20, 30 du mois

22 mai 201830 juin 2018

30 juillet 2018

 

Mode opératoire :

  • Il est possible de régler le mode de paiement (virement, chèque, carte bancaire) ainsi que le type d’échéance pour les contacts clients et fournisseurs.
  • Sélectionnez un contact à partir de la première icône en haut à gauche de l’écran
  • Sélectionnez ensuite <l’onglet Paiement >
  • Pour modifier, cliquez sur l’icône trois points <> et sur <Modifier>
  • Vous pouvez ensuite sélectionner le mode de règlement préférentiel de ce contact
  • Puis sélectionnez l’un des modes d’échéances proposés par GererMaBoite
  • Si vous ne trouvez pas le mode d’échéance à appliquer à ce contact, vous pouvez remplir le tableau spécifique pour ce dernier.
    • Pour chacune des 3 échéances proposées, saisissez le nombre de jours (exemple 30, 60, 90)
    • Dans la colonne <Type> précisez pour chacune des 3 échéances s’il s’agit de jours nets ou de jours fin de mois ou (de jour fin de mois début : cas très particulier) *
    • Et dans la colonne <Arrondi>, précisez pour chacune des 3 échéances les jours d’arrondis (exemple : 5, 15, 25 ou 10, 20, 30)

Et n’oubliez de cliquer sur <Enregistrer>

* Jour fin de mois début :

  • Ce mode de calcul de la date d’échéance permet d’ajouter le nombre de jours d’échéance à la date de facture arrondi à la fin du mois.
  • Cela donne en général une date d’échéance différente de la date de jour de fin de mois

Exemple :

Exemple d’échéance

Date de facture

1ere échéance

2ème échéance

Une échéance à 45 jours fin de mois

11 mai 2018

30 juin 2018

Une échéance à 45 jours fin de mois début

11 mai 2018

15 juillet 2018

Comment mettre à jour les taux de TVA ?2019-07-04T12:49:53+01:00

Taux de TVA : la plateforme travaille pour vous

  • La plate-forme GererMaBoite gère les différents régimes de TVA. Elle met à jour les différents taux des régimes dès lors que ceux-ci entrent en vigueur.
  • Les différents taux de TVA historiques sont conservés sur la plate-forme et permettent
    ainsi de reconstituer les bases et les montants de TVA brute des différentes périodes d’activité.
  • Lorsque l’utilisateur crée des familles d’activité ou des articles du catalogue, il choisit parmi les régimes disponibles, celui qui s’applique.
  • Chaque régime de TVA est associé à un compte comptable de :
    • TVA collectée sur vente et prestation : préfixe 44571XX
    • TVA déductible sur achat et frais :        préfixe 44566XX
    • TVA déductible sur immobilisation :   préfixe 44562XX
Comment gérer les articles gratuits ou offerts ?2018-07-13T09:11:14+01:00

Il y a trois façons de le faire :

  • Méthode article prix à Zéro
    • Saisir le prix à 0 puis quantité 1 puis cliquer sur la famille et le produit choisi
    • Ex : 0,00 X 1 puis sélectionner la famille et l’article
    • Le ticket enregistre une ligne à zéro
  • Méthode prix remisé à 100 %
    • Saisir le prix en appliquant une remise de 100 % sur le produit
    • Ex : 120.00 R 100 % puis sélectionner la famille et l’article
  • Méthode article d’une famille avec un prix enregistré à Zéro
    • Créez un article intitulé « produit offert »
    • Associez-lui un prix nul
    • Utilisez-le en ticket pour faire une ligne de produit offert
A quoi servent les mots-clés associés aux comptes ?2019-07-23T14:21:06+01:00

Pourquoi avoir des mots-clés associés aux comptes ?

La plateforme GererMaBoite vous permet de traiter en comptabilité les mouvements de dépenses (factures et pièces fournisseurs) et de recettes (factures clients) sans que vous soyez obligé de connaître la complexité du plan comptable général.

Pour cela, nous avons associé à l’ensemble des comptes fréquemment utilisés des mots-clés significatifs et nombreux qui permettent à l’utilisateur d’affecter les natures de dépenses et de recettes simplement en invoquant tout ou partie des mots-clés associés aux différents comptes.

Exemple de mots-clés associés aux comptes

Dans le plan comptable, il existe un compte numéroté en classe 6 (compte de charges) : c’est le compte 6260000 – Frais postaux et affranchissements

Il a été associé à ce compte la liste suivante de mots-clés  :

  • Poste
  • Timbres
  • Affranchissement
  • Frais postaux
  • Lettres recommandées

Lors de la validation d’une facture de la poste, mentionnant les coûts d’affranchissement ou de lettres recommandées, l’utilisateur pourra saisir l’un de ces 5 mots clés en totalité ou en partie.

S’il saisit « Affr », la plateforme GererMaBoite lui proposera le compte 6260000 – Frais postaux et affranchissements (c’est ce qu’on nomme l’intelligence comptable)

Il pourra d’un simple clic associer ce compte (6260000) à la nature de dépense de la facture qu’il valide.

Mieux encore, si la dépense est taxable à la TVA, la décomposition en compte hors taxe et en compte de TVA associé sera faite automatiquement grâce au régime de TVA par défaut associé au compte de charges dans le plan comptable.

Comment ajouter des mots-clés associés aux comptes ?

Le mode opératoire pour ajouter des mots-clés supplémentaires aux comptes existants ou à de nouveaux comptes est le suivant ;

  1. cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
  2. sélectionnez l’icône <Réglages>
  3. choisissez l’onglet <Ma Comptabilité>
  4. vous arrivez directement sur le <Plan comptable>
  5. avec l’option <Rechercher>, composez le numéro du compte à compléter et/ou déroulez le plan comptable
  6. quand vous avez trouvé le compte recherché, cliquez sur <> puis <Modifier>
  7. dans la zone <Mot-clé> saisissez vos mots clés séparés chacun par une virgule
    1. Exemple : Poste, Timbres, Affranchissement, Frais postaux, Lettres recommandées
  8. n’oubliez pas de cliquer sur <Enregistrer>
Quels sont les types de remises réalisés dans la caisse ?2019-07-23T14:07:33+01:00

Il faut distinguer 3 types de remise

  • La remise sur une ligne de ticket
  • La remise globale sur toutes les lignes du ticket
  • La remise fidélité appliquée sur les ventes antérieures

1er cas : remise sur une ligne de ticket

  • On saisit la ligne ainsi :
    • cliquez sur <R> pour indiquer que vous faites une remise
    • saisissez la valeur : soit un taux % ou un montant 
    • choisissez la famille puis l’article
    • la remise s’indique en dessous de la ligne du ticket de caisse

2ème cas : remise globale sur le ticket

  • On saisit la remise avant d’encaisser le ticket :
    • cliquez sur <RG> pour indiquer que vous faites une remise globale
    • saisissez la valeur : soit du taux soit du % de remise et terminez en cliquant sur <OK>
    • notez que la remise globale va se calculer sur toutes les lignes du ticket afin
      d’ajuster les valeurs nettes par famille 

3ème cas : remise fidélité sur le ticket

  • Si l’option fidélité est activée (curseur sur le menu famille) les remises fidélité seront
    proposées à chaque ticket d’un client habituel.
  • Pour l’activer :
    • cliquez sur les trois traits à gauche de l’écran 
    • cliquez sur l’onglet “Réglages” 
    • puis cliquez sur l’onglet «Mes Familles » 
    • et cliquez à côté de « Fidélité client » sur le petit point (elle s’affichera en vert pour vous informer que l’option fidélité est activée)
  • Au moment d’encaisser le ticket, un écran affiche l’historique des tickets du client :
    • les tickets sur lesquels une remise fidélité a déjà été calculée sont grisés 
    • les tickets sur lesquels la remise fidélité n’a pas encore été appliquée, sont
      pré-cochés.
    • le caissier peut en décocher certains puis saisir un taux de remise à appliquer
    • la remise fidélité s’applique alors et se déduit du total T.TC. du ticket.
Comment encaisser un ticket avec plusieurs modes de paiement ?2019-07-01T15:16:07+01:00

Lors de l’encaissement du ticket de caisse, vous devez choisir le mode de règlement du client en cliquant sur le pavé le représentant :

  • Le montant du ticket est alors affecté en totalité à ce mode de paiement

Si l’on veut utiliser un mode de paiement supplémentaire :

  • Il faut modifier le montant du premier mode de paiement et cliquer de la même manière sur un deuxième mode de paiement qui est affecté automatiquement au reste à payer et ainsi de suite s’il y a un troisième mode de paiement
Peut-on annuler un ticket de caisse et avons-nous le droit de le faire ?2019-07-02T13:09:45+01:00

Il faut distinguer 2 cas :

Cas numéro 1 : annuler un ticket de caisse qui n’a pas encore été encaissé ni imprimé

Il est possible de modifier ou annuler un ticket qui n’est pas encore encaissé, ni imprimé :

  • une case à cocher existe devant chaque article d’un ticket, une fois cochée, un clic sur
    <Supprimer> permet de supprimer la ligne
  • un clic sur <Annuler ticket> permet de supprimer le ticket avant son enregistrement.

 

Cas numéro 2 : il est impossible d’annuler un ticket de caisse qui est encaissé et imprimé

Un ticket qui est encaissé et imprimé ne plus être supprimé ni modifié, il peut simplement être « extourné » après son enregistrement :

  • afficher le ticket à extourner, en cliquant sur <Historique tickets>
  • cliquer sur <Créer ticket d’annulation> pour créer un ticket d’annulation
  • de cette façon, le ticket initial reste dans l’historique et la création d’un ticket d’annulation faisant référence à ce ticket initial permet de garder la preuve de l’opération
Annulation d’un ticket de caisse payé avec un chèque bancaire déjà remis en banque2019-07-02T13:05:00+01:00

Que faire en cas d’annulation d’un ticket de caisse payé avec un chèque bancaire déjà remis en banque ?

Dans le cas de l’annulation d’un ticket de caisse payé avec un chèque déjà remis en banque, il ne faut pas utiliser la fonction <ticket inverse>

Il faut soit :
• Créer un ticket en négatif auquel on associera un mode de remboursement de type Espèces ou carte bancaire.
• Créer un acompte client associé à un mode de règlement Crédit client ce qui aura pour effet de créer une avance à imputer sur une vente ultérieure.

Comment clôturer la journée de caisse ?2019-07-01T15:18:30+01:00

Voici les quelques opérations à faire pour terminer la journée, clôturer votre journée de caisse vous prend quelques minutes :

  • vérifier le solde des espèces réelles en caisse avec le solde théorique tenu par la caisse en ligne
  • sélectionnez <Récap.de caisse> puis le volet <Soldes de caisse>
  • si vous avez oublié de sortir une dépense de caisse, faites-le à ce moment-là
  • procédez à la remise en banque (dépôts de fonds espèces, chèques et cartes bancaires…)
  • quittez la plateforme en cliquant sur l’icône <Déconnexion> en haut à droite de votre écran
  • le solde de caisse en espèces s’affiche pour validation
  • la clôture de caisse sera réalisée automatiquement après minuit
  • le lendemain matin, imprimez au besoin le Z de caisse de la veille et agrafez-y les tickets de remise et de dépenses en espèces
Comment faire si mon client me demande une facture ?2019-07-01T15:20:21+01:00

Le ticket de caisse est une preuve d’achat et à ce titre il constitue un document permettant la comptabilisation d’une dépense et éventuellement il autorise la déductibilité de la TVA mentionnée sur le ticket. (*)

(*) La déductibilité de la TVA sur une dépense est conditionnée par la nature fiscalement déductible ou non de cette dépense.

Exemple : une facture d’hôtel relative à l’hébergement d’un voyage d’affaires, la TVA bien que mentionnée ne sera pas toutefois déductible.

  • Dans ces conditions, le ticket de caisse fait office de facture à la condition qu’il comporte un certain nombre de mentions obligatoires comme dans le cadre d’une facture :
    • Dénomination complète de l’entreprise émettrice du ticket (raison sociale, adresse, n° Siret, code NAF, n° de TVA intracommunautaire)
    • Date et n° de ticket (dans une série chronologique ininterrompue)
    • Ventilation Hors Taxe, taux et montant de la TVA facturée
    • Identification du client
  • Les tickets de caisse de GererMaBoite comportent ces mentions obligatoires qui ont été paramétrées dans l’icône « Réglages» puis l’onglet « Mes modèles ».

Nous recommandons d’ajouter en pied de ticket de caisse la mention suivante : « Ce ticket de caisse fait office de facture ».

  • Il est possible à chaque ligne facturée sur le ticket de caisse, d’ajouter une mention ou un commentaire donnant des explications utiles au client :
    • Exemple :
      • Rappel d’une date de livraison
      • Rappel d’une condition particulière (clause de réserve de propriété)
      • Date de péremption de marchandise livrée (DLUO)
      • Numéro de série du produit (pour la garantie)
    • Au niveau de l’impression, il est possible d’imprimer le ticket « facturette » sur du papier de format A5 lui donnant un format de facture.

Dans le cas des factures émises par une boutique auprès de clients ne réglant pas immédiatement (donc à échéance), il est possible d’utiliser la fonction “Facturation” qui est intégré à la version “Mon logiciel de gestion” de la plateforme GererMaBoite.

Cette fonction permet en outre de suivre l’échéancier client et de procéder à l’envoi de rappel en cas de retard d’échéance.

Quand fait-on les remises en banque ?2019-07-01T15:21:39+01:00
  • Avant de fermer votre ordinateur de caisse chaque soir, vous devez réaliser les <Remises en banque> que vous souhaitez faire, avant de les déposer auprès de votre banque.
    • Utilisation de la fonction remises en banque :
      • après avoir choisi le type de mode de règlement (espèces, chèques, CB), le montant maximum à remettre en banque est prépositionné :
      • Pour les espèces :
        • saisissez un montant inférieur de façon à laisser un fonds de caisse
        • le ticket de remise qui va être imprimé constitue la preuve de la sortie de caisse
        • il peut être joint dans l’enveloppe de remise avec les espèces
      • Pour les chèques :
        • sélectionnez les chèques à remettre en fonction de la date de remise saisie (normalement, ils sont pratiquement tous à la date du jour sauf ceux pour lesquels les clients et vous, avez convenu de les différer)
        • le ticket de remise qui va être imprimé constitue la preuve de la sortie de caisse des chèques
        • Il est peut être joint dans l’enveloppe de remises avec les chèques contresignés
      • Pour les cartes bancaires :
        • Première opération :
          • remise sur le terminal bancaire en activant la fonction  permettant de transférer les cartes bancaires de la journée. Conservez le ticket carte bancaire récapitulatif
        • Deuxième opération :
          • sélectionnez le mode carte bancaire, confirmez le montant proposé qui correspond aux cartes bancaires de la journée.
          • les copies des cartes bancaires de la journée et la récapitulation peuvent être accrochés avec le ticket de remise, le tout constituant la preuve de la sortie de caisse
        • Pour les autres remises (chèques restaurants, chèques vacances…) :
          • le principe est le même que pour les chèques
Sous quelle famille de vente et d’activité enregistre-t-on la vente d’une carte cadeau émise par l’entreprise ?2018-12-28T11:11:08+01:00
  • AVANT TOUT : il faut distinguer les chèques cadeaux émis par des sociétés marketing des cartes cadeaux qui sont émises par votre entreprise et qui ne peuvent être utilisée que dans votre établissement.
  • DEFINITION DE LA CARTE CADEAU
    • La carte cadeau est émise par votre établissement et elle est vendue comme un produit mais dont on ne connaît pas encore l’affectation tant que le bénéficiaire ne sera pas revenu dans votre établissement pour l’utiliser.
    • Elle a une valeur monétaire désignée sur la carte cadeau et doit en général être consommée en totalité (Voir les modalités d’encaissement dans cet article)
  • COMMENT GERER LES CARTES CADEAUX :
    • Etape 1 :  on crée une famille de vente intitulée « Cartes cadeaux vendues » avec une catégorie de ventes de type « Ventes marchandises » par exemple et un taux de Tva « Exonéré » pour ne pas taxer la vente de la carte cadeaux dont on ignore encore la destination du produit.
      • On peut également créer des articles spécifiques dans cette famille pour identifier par exemple les cartes cadeaux à 25€, 50€, 100€, etc..
    • Etape 2 : on réalise au moment de la vente de la carte cadeau, un ticket avec cette famille de vente et on la solde par le mode d’encaissement du client. Le ticket est affecté en fidélité au client acheteur.
      • Exemple on saisit le montant de 100,00€ puis la famille de la carte cadeau ou l’article carte cadeaux tarifé.
      • puis on encaisse en carte bancaire par exemple le montant de l’achat de la carte cadeau.
    • Etape 3 : au moment de l’utilisation de la carte cadeau par le bénéficiaire, le ticket inscrit les marchandises réellement achetées et on déduit du ticket le montant de la carte cadeau en saisissant la quantité négative :
      • Par exemple, on saisit le produit acheté : 123,75€ puis sa famille correspondant à la vente : exemple Jupes
      • Puis, pour indiquer l’imputation de la carte cadeau utilisée, on saisit  : -1 X 100,00 puis famille cartes cadeaux  ou l’article carte cadeau tarifé
  • CAS PARTICULIERS
    • Si la carte cadeau est de 100,00€ donc inférieure au ticket en cours de 123,75€, alors, dans ce cas, on enregistre pour finaliser le ticket le mode de paiement supplémentaire (Espèces, Chèques, CB….) pour  23,75€ pour solder l’opération.
    • Si la carte cadeau est supérieur au ticket, on peut alors trouver trois cas :
      • Cas 1 : le commerçant ne rend pas de monnaie et exige un achat complémentaire qui absorbe au minimum la carte cadeau.
      • Cas 2 : le commerçant accepte de rendre la différence en espèces, il suffit de terminer l’encaissement et automatiquement un rendu espèces de la différence entre la carte cadeau et l’achat sera inscrit sur le ticket.
      • Cas 3 : le commerçant accepte de refaire une carte cadeau pour la partie non consommée.
        • Dans ce cas on inscrit à nouveau un article Carte cadeaux pour le montant non consommé.
  • Le ticket est affecté en fidélité au client bénéficiaire pour le montant différentiel entre la vente effective et le montant de la carte cadeau acheté par le premier client.

 

Comment gère-t-on la mise en attente d’un ticket de caisse ?2019-07-02T12:59:51+01:00

Gérer la mise en attente d’un ticket de caisse en 5 étapes

Lorsque vous souhaitez mettre un ticket en attente :

    1. réalisez le ticket de caisse normalement
    2. cliquez sur <Mettre en attente>
    3. donnez un intitulé au ticket. Par exemple :
      1. Table n° 4
      2. Nom du client (Durand)
    4. Vous pouvez soit :
      1. <Enregistrer et imprimer> le ticket en attente
      2. <Enregistrer ticket> sans l’imprimer
    5. Lorsque l’on souhaite reprendre un ticket en attente :
      1. cliquez sur <Historique tickets> :
        1. Les tickets en attente sont en tête de liste dans l’onglet <Historique tickets>
      2. sélectionnez le <Ticket ouvert> que vous voulez reprendre
      3. vous pouvez également <Imprimer> ou le <Supprimer>
      4. cliquez sur <Utiliser> pour soit le compléter, soit l’encaisser
Quels sont les principes de l’accès à plusieurs utilisateurs ?2019-07-01T15:28:01+01:00

La plateforme « GerermaBoite » gère jusqu’à 3 caisses physiques, il s’agit non pas de 3 utilisateurs mais de trois postes de caisse gérant chacun des tickets et des encaissements distincts et possédant chacun un solde indépendant bien que leurs statistiques puissent  être confondues dans une vision globale.

  • L’application autorise plusieurs utilisateurs :
    • 3 pour l’abonnement « ma caisse en ligne »
    • 5 pour l’abonnement « mon logiciel de gestion »
  • Les profils utilisateurs sont :
    • Administrateur qui possède tous les droits
    • Caissier principal qui a les mêmes droits que l’administrateur à l’exception des fonctions statistiques et la création de nouveaux utilisateurs
    • Vendeur qui peut créer des clients et effectuer les opérations d’encaissement
    • Expert-comptable qui peut effectuer les réglages, voir les statistiques et extraire le FEC

Différents cas de connexion

  • L’un quelconque des 3 utilisateurs autorisés du dossier peut accéder à une caisse libre.
  • Si la caisse 1 est inoccupée ou si son précédent utilisateur s’est déconnecté, alors l’utilisateur suivant qui souhaite se connecter ne recevra pas de message d’avertissement et il se connectera simplement.
  • Si la caisse 1 est déjà utilisée par un autre utilisateur, ce nouvel utilisateur reçoit un message lui précisant qu’il peut utiliser une autre caisse (cas rare) ou demander à l’utilisateur précédent de libérer la caisse
    • S’il est aussi administrateur du dossier, il pourra déconnecter autoritairement l’utilisateur précédent

Rôles vendeurs

  • Dans le cas de magasins ou restaurants où plusieurs vendeurs (ou serveurs) prennent des commandes, encaissent mais ne sont pas responsables de la caisse, il est possible de créer des contacts avec un rôle <Salarié> et <Vendeur/Serveur>
  • Au moment de démarrer le ticket d’une vente ou d’une table, il est possible de choisir le vendeur/serveur parmi la liste proposée et le ticket lui sera affecté en plus de l’affection globale du ticket au responsable de caisse (l’un des utilisateurs autorisés qui est connecté)
Comment les ventes en caisse sont-elles comptabilisées dans les journaux de caisse et de banque (FEC)2019-07-05T09:19:47+01:00

Centralisation par jour de vente dans les journaux de caisse et de banque

Les ventes sont comptabilisées et centralisées par jour de vente en valeurs hors taxes dans le journal de caisse ainsi que les ventilations de la TVA sur vente dans les comptes appropriés comme le montre le tableau et l’exemple ci-dessous :

Modèle de l’écriture de la récapitulation des tickets du jour : y compris les remises en banque, acomptes et règlements clients et dépenses diverses

N° de compteTitre du compteMontant DébitMontant Crédit
7071000Vente Famille A

1000,00

7072000Vente Famille B

2000,00

7073000Vente Famille C

500,00

4457110

TVA Collectée à 5,50%

55,00

4457120TVA Collectée à 20%

500,00

5311000Caisse

1670,00

5112010Chèques Encaissés

345,00

5112020Cartes bancaire Encaissées

1920,00

4110000 DUPCrédits accordés

120,00

5112010Remise chèque

345,00

5800002Mouvement de fonds chq

345,00

5112020Remise carte bancaire

1920,00

5800003Mouvement de fonds CB

1920,00

5311000Acompte DURAND

150,00

4110000 DURAcompte DURAND

150,00

6064000Fourniture Plein Ciel

10,00

4456601Fourniture Plein Ciel

2,00

4010000 PLEINCIELFourniture Plein Ciel

12,00

Comment configurer l’extraction des extraits bancaires de votre entreprise ?2019-01-22T12:18:00+01:00

Vous devez faire 2 opérations très simples et successives :

  1. Ajouter votre ou vos compte(s) bancaire(s), préparez vos IBAN/BICS que vous trouverez sur le site de vos banques dans la rubrique RIB :
    • Dans le menu « Dossier »
    • Cliquez sur « Détail » de votre dossier utilisé
    • Cliquez sur « Ajouter banque»
    • Renseignez les références de vos comptes bancaires (IBAN / BICS)
    • Terminez en cliquant sur « Créer banque »
  1. Reliez ensuite vos comptes bancaires à la plateforme, préparez vos identifiants de connexion à vos banques (identifiant et mot de passe)
    • Dans le menu « Réglages »
    • Cliquez sur l’onglet « Synchro »
    • Cliquez ensuite sur « Import d’extraits bancaires » et choisissez-le(s) banque(s) à connecter
    • Cliquez sur «Ajouter banque» et saisissez le nom de votre banque
    • Sélectionnez votre banque dans la liste
    • Puis renseignez les informations de connexion
    • Terminez en cliquant sur « Ajouter à la liste »

 

  • Attendez 5 à 10 minutes, le temps de connecter votre banque à la plateforme GererMaBoite.
  • Une fois la connexion établie :
    • Cliquez sur l’onglet «Banques»
    • Puis sur «Rapprochement»
  • Vos lignes d’extraits arriveront au fur et à mesure et ceci journellement
  • Si vous avez des difficultés, n’hésitez pas à contacter le support à l’adresse mail suivante : support@gerermaboite.fr

 

Comment utiliser DropBox2019-01-22T12:22:39+01:00

Il est très utile et recommandé d’ouvrir un compte “DropBox” qui vous permettra de disposer dans le cloud un dossier qui recevra les différentes pièces de dépenses et de recettes.

Vos pièces de dépenses et de recettes une fois déposées dans le dossier  DropBox, seront synchronisés automatiquement avec l’onglet dépenses et recettes à valider sur la plateforme GererMaBoite

Pour faire fonctionner de manière efficace la récupération et le traitement des différentes pièces, il vous suffira soit de déposer les pièces scannées en .PDF, soit les pièces photographiées avec votre smartphone grâce à l’application DropBox (IOS ou Android)

  • Pour créer un compte DropBox, il vous suffit d’aller sur le site https://www.dropbox.com/fr/ , c’est gratuit jusqu’à 2GB
    • Nous vous conseillons de créer votre compte DropBox avec le même identifiant (mail) que vous avez utilisé pour votre inscription sur la plateforme GererMaBoite
    • Reliez votre compte Dropbox à GererMaBoite :
      • Cliquez sur l’icône « Réglages »
      • Cliquez dans l’onglet « Synchro »
      • Indiquez votre identifiant DropBox
      • Terminez en cliquant sur « Synchro DropBox »
    • Si vous souhaitez supprimer exceptionnellement la synchronisation :
      • Cliquez sur la petite “x” à côté de votre adresse mail pour supprimer votre compte

P.S : Nous vous conseillons de prendre connaissance de la FAQ intitulée : “Traitement des pièces bloquées dans la bannette”

 

Comment le journal de caisse transmis à l’Expert-comptable utilisera-t-il le plan comptable du cabinet comptable ?2019-07-23T14:26:18+01:00

Intégrer le plan comptable du cabinet d’expertise-comptable dans la plateforme GererMaBoite

L’accès Expert-comptable permet de fusionner le plan d’un cabinet présenté sous la forme décrite ci-dessous avec le plan de GererMaBoite intégré à la plateforme :

Format CVS

  • Une première ligne de titre de 4 colonnes
    • Titre
    • Alias
    • Centralisateur
  • La colonne 1 reçoit les n° des comptes du plan comptable,
    • Les comptes de tiers (clients, fournisseurs, salariés, autres) peuvent être interclassés ou à la fin de la liste
    • Les comptes de tiers peuvent être alphanumériques à partir du 3éme caractère
  • La colonne 2 reçoit le titre du compte
  • La colonne 3 reçoit éventuellement le code du compte auxiliaire,
    • A défaut, le processus GererMaBoite créera un code auxiliaire appelé Alias en associant le titre du compte sans espace et en majuscule
  • o La colonne 4 reçoit le compte centralisateur du compte de tiers
    • Ex : 411000 pour un client, 401000 pour un fournisseur
    • A défaut, si le début n° du compte de tiers en colonne 1 est 40, 41, ou 42, alors, le tiers sera créé dans GererMaBoite avec le rôle qui convient : 40 = fournisseur, 41 = Client, 42= Salarié

Mode opératoire pour intégrer le plan comptable du cabinet

  1. Cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
  2. Cliquez sur l’icône <Réglages> puis sur l’onglet <Ma comptabilité>
  3. Puis cliquez sur <Télécharger plan cabinet>
  4. Choisissez le fichier d’import confié par le cabinet comptable
  5. Après quelques secondes, le plan comptable est synchronisé
  6. Vous devez vérifier si les comptes GererMaBoite ont la bonne correspondance avec le plan cabinet
  7. S’il reste quelques ajustements à réaliser, il est possible de modifier manuellement les comptes secondaires au besoin si la correspondance n’est pas parfaite
  8. Les comptes à vérifier sont les comptes mentionnés ci-dessous en priorité :
  • 4011000 Fournisseurs
  • 4111000 Clients
  • 4456601 Tva déductible Taux normal
  • 4456602 Tva déductible Taux Réduit
  • 4456602 Tva déductible Taux Intermédiaire
  • 4457101 Tva Collectée Taux normal
  • 4457102 Tva Collectée Taux réduit
  • 4457103 Tva Collectée Taux intermédiaire
  • 4710000 Compte attente
  • 5112002 Chèques en caisse
  • 5121001 Banque xxxx
  • 5311001 Caisse 1
  • 5800001 Mouvements de fonds espèce
  • 6010001 Achats matières 1
  • 6070001 Achats revente 1
  • 6063000 Achats petites fournitures
  • 6064000 Achats fournitures administratives
  • 6238000 Dons et pourboire
  • 7010001 Ventes produits finis/fabriqués
  • 7060001 Prestations de services
  • 7070001 Ventes de marchandises
  • 7090000 Remise fidélité
Comment ajouter une note sur un ticket de caisse  ?2019-07-02T12:42:51+01:00

Il est possible d’ajouter une explication, un commentaire ou une note sur chaque article du ticket de caisse.

3 étapes pour ajouter une note sur un ticket de caisse

  • Cliquez sur le carré correspondant à la ligne du ticket
  • Puis sur <Ajouter note>
  • Complétez par une information (exemple : produit sans gluten)

Pour ajouter un numéro de série ou d’autres informations utiles pour le client, la méthode est la même.

Transmission du FEC en fin de période2019-07-23T14:27:30+01:00

Le FEC peut être extrait par l’utilisateur principal du dossier (l’administrateur abonné) ou son expert-comptable dès lors que ce dernier a un accès au dossier attribué par son client.

Il est recommandé d’extraire et transférer le FEC le jour suivant la fin du mois car le dernier jour de caisse est inséré dans le FEC après minuit.

Ex : le FEC de février 2018 doit être extrait à partir du 1er mars 2018

Vous disposez de deux possibilités pour extraire le Fichier des Écritures Comptables.

Méthode 1 pour assurer la transmission du FEC en fin de période

  1. cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
  2. sélectionnez l’icône <Réglages>
  3. puis cliquez sur l’onglet <Mes entreprises> et <Détail>
  4. cliquez sur <Exporter FEC>, en haut à droite de votre écran
  5. sélectionnez la période à exporter
    1. Exemple 01/01/2018 – 31/01/2018
  6. terminez en cliquant sur <Exporter FEC>
  7. complétez le dialogue d’enregistrement du fichier
    1. Nom du fichier ex : fec Société 2018-01
    2. Modifiez au besoin le dossier où sera enregistré le fichier pour pouvoir le retrouver facilement
  8. le fichier est alors disponible dans le dossier mentionné et peut être envoyé par mail en pièce jointe à votre Expert-comptable.

Méthode 2 pour assurer la transmission du FEC en fin de période

  1. cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
  2. cliquez sur l’icône <Comptabilité>
  3. cliquez sur <Exporter FEC> en haut à droite de votre écran
  4. sélectionnez la période à exporter
  5. Exemple 01/01/2018 – 31/01/2018
  6. terminez en cliquant sur <Exporter FEC>
  7. complétez le dialogue d’enregistrement du fichier
  8. Nom du fichier ex : fec Societe 2018-01
  9. Modifiez au besoin le dossier où sera enregistré le fichier pour pouvoir le retrouver facilement
  10. Le fichier est alors disponible dans le dossier mentionné et peut être envoyé par mail en pièce jointe à votre Expert-comptable
Comment enregistrer des articles vendus au poids dans un ticket de caisse ?2019-07-02T12:38:10+01:00

Avec la plateforme GererMaBoite, vous pouvez gérer des articles préalablement pesés.

3 étapes pour enregistrer des articles vendus au poids dans un ticket de caisse

Pour cela, vous devez lors de la création de l’article, indiquer l’unité au poids avec le montant correspondant à ce poids.

  • Composez le poids :

    • exemple : 0,5 pour ½ kilos si le prix de l’article est exprimé en kilos

    • exemple : 178 si le prix de l’article est exprimé en grammes

  • Puis tapez sur la touche “X

  • Sélectionnez l’article souhaité

 La ligne s’affiche automatiquement avec le prix au poids réalisé.

Réaliser le remboursement d’un article sur un ticket sans utiliser la fonction “ticket inverse”2019-07-01T17:46:57+01:00

Comment réaliser le remboursement d’un article sur un ticket quand un client vous retourne un achat ?

Imaginons qu’un client souhaite vous retourner un achat précédent ? Avec la plateforme GererMaBoite c’est possible, il est possible de gérer le ticket.

4 étapes pour réaliser le remboursement d’un article sur un ticket sans utiliser la fonction “ticket inverse”

  1.  Cliquez sur “” puis le chiffre “1

  2. Puis sur le signe “X” et l’article concerné

  3. La ligne du ticket s’affiche et l’article est valorisé en négatif

  4. Vous pouvez effectuer le remboursement par espèces, carte bancaire ou en chèque

Comment partager votre dossier avec votre expert-comptable ?2019-07-23T14:29:12+01:00

Les Experts-comptables des abonnés accèdent gratuitement aux dossiers des clients qui ont partagé avec eux leur dossier entreprise.

Pour permettre l’accès de l’expert-comptable au dossier, l’abonné doit lui créer un accès utilisateur qui permettra à l’expert-comptable de recevoir un lien, puis de s’identifier.

L’expert-comptable qui est invité par plusieurs abonnés conserve le même identifiant et mot de passe pour se connecter.

Il visualise l’ensemble des dossiers sur lesquels des droits d’accès lui ont été attribués et peut ainsi naviguer très facilement d’un dossier à l’autre.

Les étapes pour partager votre dossier avec votre expert-comptable

  1. Ajout d’un contact expert-comptable
    1. Cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
    2. Cliquez sur l’icône “Contacts
    3. Cliquez sur le bouton “Ajouter contact
    4. Saisissez son nom et sa profession
    5. Terminez en cliquant sur “Créer contact
    6. Cliquez sur “Ajouter” en choisissant “Rôle
    7. Puis ajoutez lui les rôles “Fournisseurs” et “expert-comptable
    8. Terminez en cliquant sur “Ajouter rôle

Maintenant que le contact est créé, vous pouvez partager votre dossier avec votre expert-comptable.

2. Partager votre dossier

    1. Cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
    2. Cliquez sur l’icône “Réglages” puis sur l’onglet “Mes entreprises
    3. Choisissez votre dossier en cours en cliquant sur “Détail
    4. Cliquez sur l’onglet “Utilisateurs
    5. Puis sur “Ajouter utilisateur
    6. Remplissez les zones nom et email de votre expert-comptable
    7. Terminez en cliquant sur “Créer utilisateur

Votre expert-comptable va recevoir un mail avec un lien l’invitant à saisir un mot de passe pour partager votre dossier.

 

Comment rechercher une pièce de dépense ou de recette ?2019-08-21T08:14:40+01:00

Il est possible de visualiser l’ensemble des pièces dans l’onglet « Dépenses » ou de « Recettes » de les trier soit par “Débiteur” ou “Créancier”, soit par “Date de pièce”, soit par “Date d’échéance”, soit par “Montant” en cliquant sur le « Filtre« 

Préalablement à cette visualisation, cliquez sur l’icône permettant de voir les pièces en “Vue liste” plutôt qu’en “Vue fiche” à droite de l’écran 

Comment filtrer pour rechercher une pièce de dépense ou de recette ?

Une fois les pièces de dépenses ou de recettes enregistrées ou validées, vous avez la possibilité de les recherches grâce à l’option filtre :

  • Dans l’onglet « Dépenses » ou de « Recettes« 
  • Cliquez sur “Filtre
  • Indiquez le “Type de la pièce” et les éventuelles informations de la pièce que vous recherchez
  • Terminez en cliquant sur “Filtrer

Vous pouvez utiliser directement la barre “Rechercher

Une liste de sélection sera affiché avec les informations que vous avez renseignées.

NB : Lors de l’enregistrement de vos pièces, pensez à les intitulés de la manière suivante :

  • Date-Fournisseur-Montant-N°Pièce-Description
Comment intituler les pièces de dépenses et de recettes ?2019-08-21T08:13:44+01:00

Afin de distinguer les pièces importées par scanner ou photographiées avec l’application Dropbox (smartphone), nous vous recommandons de les intituler d’une manière qui permettra de les retrouver facilement dans l’onglet « Pièces » de la plateforme GererMaBoite et de faciliter l’enregistrement de ces pièces de dépenses.

Notre recommandation pour intituler les pièces de dépenses et de recettes


Date-Fournisseur-Montant-N° Pièce-mot-clé

Exemple : 20190627-ORANGE-66,98-FA00045-Téléphone


20190824 🡪 Date de la pièce inversée sous la forme AAAAMMJJ

ORANGE 🡪 Nom du fournisseur

58,80 🡪 Montant avec une virgule décimale

7890F45 🡪 N° de la facture figurant sur la pièce (Facultatif)

Restaurant 🡪 Complément (facultatif) permettant de mieux situer la nature de la dépense

ATTENTION : pensez à saisir entre chaque information le tiret (-), même si une information est absente 

Exemple : numéro de facture ou de pièce absent : 20190627-ORANGE-66,98–Téléphone

Comment imprimer sa facture sur le site GererMaBoite ?2019-07-23T14:34:09+01:00

Pour continuer à utiliser la plateforme GererMaBoite, il vous faut payer un abonnement mensuel après la période de gratuité

Cette facture est différente selon votre choix sur le type d’abonnement :

  Type de l’abonnement

   Montant HT

 Ma caisse en ligne      9,90 €
 Mon logiciel de gestion     29,90 €

Pour avoir un suivi de vos factures mensuelles, il vous suffit de :

  • vous connecter sur le site gerermaboite.com
  • cliquer sur <Connexion>
  • entrer ou valider vos identifiants
  • cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
  • cliquer sur l’icône <Réglages>
  • puis sur l’onglet <Mes entreprises>
  • choisir votre dossier puis cliquez sur <Détail>
  • cliquer sur l’onglet <Abonnement>

Vous pouvez apercevoir en dessous de <Factures abonnement>, vos factures mensuelles payées

Si vous souhaitez imprimer ou télécharger votre facture, sélectionnez cette dernière en cliquant sur <Voir document>

Comment gérer un abonnement client ?2018-12-10T16:51:25+01:00

La plateforme GererMaBoite, vous propose une gestion de votre abonnement client de façon simple et rapide.

Pour cela vous devez créer une famille “Acompte abonnement

  • Cliquez sur l’icône “Réglages” puis sur l’onglet “Familles” et sur “Ajouter famille
  • Remplissez l’intitulé de cette nouvelle famille (exemple : Acompte abonnement)

  • Sélectionnez la nature de vente, il s’agit de la nature de vente : “Clients

  • Dans cette nouvelle famille, il n’y a pas de TVA

  • Terminez en cliquant sur “Créer famille de vente

La famille de votre gestion d’abonnement est créée, il ne vous reste plus cas créer les articles de votre choix toujours sans TVA

Pour créer un article :

  •  Cliquez sur “Détail” de la famille de votre abonnement
  • Puis sur “Ajouter article

  • Indiquez les renseignements de l’article (toujours sans TVA)

  • Terminez en cliquant sur “Créer article

Vous devez paramétrer le crédit client.

  •  Dans l’onglet “Caisse”, sélectionnez à côté de ticket “Règlement client
  • Créez votre client en cliquant sur le petit “+” ou simplement en saisissant les deux premières lettres des données du client

  • Choisissez dans la famille “Acompte abonnement” l’article abonnement que souhaite le client

  • Puis cliquez sur “Etape suivante

  • Choisissez le mode de paiement du client

  • Terminez en cliquant sur “Encaisser et imprimer ticket

Maintenant, le client possède une avance client

Vous pouvez dès à présent commencer à réaliser des tickets de caisse.

  • Créez votre client en cliquant sur le petit “+” ou simplement en saisissant les deux premières lettres des données du client

  •  Réaliser le ticket de caisse

  • Choisissez pour le mode de paiement “Crédit client

Vérifier qu’il s’agit du client concerné !

  • Terminez en cliquant sur “Encaisser et imprimer ticket

Lorsque que vous rappelez le client, le montant de l’avance s’affiche et se déduit à chaque fois qu’un ticket est réalisé

 Vous pouvez voir également le montant du crédit client.

  • Cliquez sur l’icône “Contacts

  • Sélectionnez le nom du client et cliquez dessus

  • Cliquez sur l’onglet “Tickets

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RPGD)2018-09-03T14:56:59+01:00

Le RGPD applicable depuis le 25 mai 2018, impose à toutes les entreprises quelle que soit leur taille de se mettre en conformité au regard des dispositions du règlement général sur la protection des données.

Quels sont les principales dispositions du RGPD pour les entreprises qui détiennent des informations concernant des personnes physiques ?

  • L’instauration d’un consentement explicite et positif en amont de l’exploitation des données personnelles possédées par l’entreprise
  • Le droit à l’effacement dans le délai raisonnable à la demande des intéressés
  • Le droit à la portabilité : c’est-à-dire l’envoi des données aux personnes qui en font la demande dans un format structuré
  • Le droit d’être informé en cas de piratage des données possédées par le site
  • Des exigences strictes en matière de protection qui imposent à toute organisation de disposer d’un système d’information sécurisé
  • La nomination d’un délégué à la protection des données

La plateforme GererMaBoite permet à une entreprise abonnée de gérer un portefeuille de contacts (clients, fournisseurs…) et en particulier, le module caisse en ligne permet d’enregistrer lors du passage de nouveaux clients leurs coordonnées afin de pouvoir procéder à la gestion de leur carte de fidélité et éventuellement à des envois d’informations, d’invitations, de mails, de SMS.

A ce titre et pour être en conformité avec la loi RGPD, nous vous recommandons lors de l’enregistrement d’un nouveau client de procéder ainsi :

  • Informez chaque nouveau client lors de la saisie de ses coordonnées et obtenez son acceptation (orale ou écrite) préalable.
  • Informez le client qu’il pourra à tout moment demander (par mail, SMS ou courrier) l’effacement des données le concernant ou la communication des informations et coordonnées possédées par l’entreprise à son sujet.

Pour faciliter ce processus et le rendre plus transparent, nous vous conseillons de remettre à l’occasion de l’ouverture d’un compte client fidélité, un papillon du modèle décrit ci-dessous :

Comment paramétrer l’impression du ticket de caisse ?2019-07-02T12:48:26+01:00

3 étapes pour paramétrer l’impression du ticket de caisse

Lorsque vous encaissez et imprimez un ticket de caisse, une fenêtre s’affiche vous indiquant les paramètres de votre imprimante.

  • Pour régler au mieux et définitivement les paramètres de votre imprimante ticket :
    1. Sélectionnez dans la marge  “Marges minimum
    2. Désactivez “En-têtes et pieds de page
    3. Puis re sélectionnez dans la marge “Par défaut” pour enregistrer les paramètres

Votre imprimante est configurée pour l’impression de vos tickets de caisse

Comment passer une pièce sur un exercice antérieur  ?2019-07-23T14:30:10+01:00

Il arrive qu’une pièce de dépense ou de recette concerne votre exercice comptable précédent.

Deux étapes pour passer une pièce sur un exercice antérieur

  1. Ajoutez l’exercice comptable précédent
    1. Cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
    2. Cliquez sur l’icône “Réglages” puis sur l’onglet “Mes entreprises
    3. Cliquez sur “Détail” de votre dossier
    4. Cliquez sur “Ajouter exercice comptable
    5. Indiquez les dates de début et de fin du précédent exercice comptable
    6. Terminez en cliquant sur “Créer exercice comptable
    7. L’ancien exercice comptable apparaîtra automatiquement en “Clôturé

Maintenant que votre exercice comptable précédent est enregistré, vous pouvez valider vos pièces dans cet exercice

  1. Pour valider vos pièces dans l’exercice précédent
    1. Cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
    2. Cliquez sur l’onglet “Dépenses
    3. Validez une de vos pièces de dépense
    4. Remplissez les informations de la pièce
    5. Terminez en cliquant sur “Valider
    6. Avant de valider la pièce, la plateforme GererMaBoite vous demandera de choisir l’exercice sur lequel vous souhaitez enregistrer la pièce
    7. Choisissez l’exercice comptable
    8. Terminez en cliquant sur “Confirmer
Comment sont traités les chèques cadeaux, vacances, restaurant avec la caisse GererMaBoite ?2018-12-28T11:35:10+01:00
  • AVANT TOUT : il faut distinguer les chèques cadeaux émis par des sociétés marketing des cartes cadeaux qui sont émises par votre entreprise et qui ne peuvent être utilisée que dans votre établissement.
  • DÉFINITION DES CHÈQUES CADEAUX, VACANCES, RESTAURANT
    • Le chèque-cadeau, vacances, restaurant se défini comme “un avantage en nature équivalent à un avantage en argent.” Il s’agit d’un crédit d’achat qui s’effectue ou s’échange en magasin. Le chèque-cadeau, vacances, restaurant peut être mono ou multi-enseignes, selon qu’il peut être échangé auprès d’une ou plusieurs enseignes déterminées ».
    • Il est émis à la demande d’une entreprise par un organisme qui gère l’émission des chèques cadeaux, vacances, restaurant (Tirgroupé, Kadéos, Cadhoc, chèques vacances et chèques restaurants…)
    • Il a une valeur faciale de 5€, 10€, 15€, 20€ ou d’un montant différent.
  • COMMENT GÉRER LES CHÈQUES CADEAUX, VACANCES, RESTAURANT :
    • Le chèque cadeau, vacances restaurant est un moyen de paiement comme un chèque bancaire.
    • Au moment de l’encaissement, on sélectionne le moyen de paiement correspondant :
      • Chq Cadeaux TirGroupé, Kadéos…
      • Chèques Vacances
      • SmartBox
      • WonderBox
      • Sodexo
      • Monético resto
      • Ticket restaurant
    • Ne pas sélectionner le mode cartes cadeaux dans ces cas
  • CAS PARTICULIERS
    • Si le montant des chèques cadeaux, vacances restaurant est inférieur au total du ticket, sélectionner un mode de paiement complémentaire pour solder le ticket.
    • Si le montant des chèques cadeaux, vacances restaurant est supérieur au total du ticket, il y a deux cas :
      • Cas 1 : le commerçant ne rend pas de monnaie et exige un achat complémentaire qui absorbe au minimum la différence.
      • Cas 2 : le commerçant accepte de rendre la différence en espèces, il suffit de terminer l’encaissement et automatiquement un rendu espèces de la différence entre le total des chèques sera inscrit sur le ticket.
Paramétrer le zoom de la page Google Chrome2019-07-01T17:39:02+01:00

Comment paramétrer le zoom de la page Google Chrome pour améliorer l’affichage ?

Il arrive que la page Google restreigne l’affichage et rende difficile l’utilisation de la plateforme GererMaBoite. Il est possible de le paramétrer pour avoir un meilleur affichage.

3 étapes pour paramétrer le zoom de la page Google Chrome

  • Pour régler les paramètres de l’affichage de la plateforme :
    1. Cliquez sur les trois petits points en haut à droite de votre écran (à côté de la barre de recherche)
    2. Cherchez le mot “Zoom
    3. Idéalement, réglez le zoom sur “100 %” pour avoir la meilleure résolution d’écran

La mise en page de votre écran est alors réglée et vous pouvez profiter pleinement des fonctionnalités de la plateforme GererMaBoite.

Quels sont les tarifs de GererMaBoite abonnement et assistance2019-08-21T08:09:15+01:00

ABONNEMENT :

L’abonnement « Ma caisse en ligne » est de 9,90€ H.T par mois (soit 11,88€ T.T.C) payable par carte bancaire

L’abonnement « Mon logiciel de gestion» est de 29,90€ H.T par mois (soit 35,88€ T.T.C) payable par carte bancaire

  • Le prélèvement est effectué tous les mois et peut être interrompu par un simple clic et être relancé de la même manière en saisissant à nouveau les informations de sa carte bancaire.
  • Le premier mois d’utilisation est offert aux abonnés à l’occasion de la création de leur dossier entreprise.
  • Aucune donnée propre aux informations de la carte bancaire de nos abonnés n’est conservée sur nos serveurs.

ASSISTANCE :

L’utilisation de la plate-forme GMB et très simple néanmoins vous trouverez ci-dessous les différentes assistances mise à votre disposition

  1. Une adresse Mail : support@gerermaboite.fr est disponible afin de répondre à vos questions concernant la plateforme GererMaBoite
  2. Vous pouvez nous joindre également par téléphone au 04.93.91.85.08
  3. Une série de TUTOS de 5 à 10 minutes est également disponibles sur la chaîne YouTube les différentes fonctionnalités de la plateforme

L’url d’accès à ces vidéos est le suivant :
https://www.youtube.com/channel/UCJlXxXQu39AKN5NsfDF0qWw

  1. Vous trouverez sur notre site https://www.gerermaboite.com/ dans la rubrique FAQ nos réponses aux questions les plus fréquentes
  2. Lors de votre inscription à la plateforme GererMaBoite, vous pouvez demander un accompagnement gratuit de 30 minutes vous permettant de paramétrer, d’utiliser et d’apprécier les fonctionnalités de la plateforme
  3. Formation supplémentaire à la demande d’un montant de 89 € H.T pour une heure d’accompagnement en ligne

 

La connexion partenaire avec AllMySms2018-09-07T14:57:30+01:00

La plateforme GererMaBoite travaille en partenariat avec la plateforme AllMySms qui propose une solution d’envoi de SMS professionnelle

Envoyer des SMS efficaces et fiables pour vos campagnes de marketing mobile :

https://www.allmysms.com/

  • Il vous suffit simplement de vous inscrire sur la plateforme AllMySms (essai gratuit)
  • De rédiger votre SMS, MMS ou email
  • Puis d’envoyer

Pour fidéliser vos clients, envoyez rapidement et facilement des SMS sans engagement de volume, directement depuis votre caisse GererMaBoite :

  • Sur la plateforme GererMaBoite directement dans votre dossier, cliquez dans l’onglet « Contact »
  • Puis cliquez sur « Exporter contacts »
  • Un fichier CVS va se télécharger, libre à vous de modifier le fichier
  • Une fois extrait, allez sur le site https://www.allmysms.com/
  • Inscrivez-vous ou rentrez votre identifiant et mot de passe sur le site AllMySms
  • Rédigez le contenu de votre message
  • Cliquez sur « Importez une liste de contacts » (sélectionnez celle que vous avez téléchargé à partir de notre plateforme GererMaBoite)
  • Pour finir, envoyez vos SMS ou MMS

C’est simple et rapide !

L’avantage de passer par la plateforme GererMaBoite, c’est que vous disposez de votre fichier client complété, il vous suffit en un clic d’importer votre liste de contact directement sur la plateforme AllMySms

La plateforme AllMySms vous permet de faire un essai gratuitement, pas de frais, pas d’abonnement, pas de contrat, vous ne payez que les messages envoyés (plusieurs moyens de paiement pour régler votre commande)

Concernant les conditions financières de la société AllMySms :

  • SMS : 0.045 € HT / SMS
  • MMS : 0.09 € HT/ MMS
  • Messages vocaux : 0.19 € HT/ Messages vocaux
Peut-on acheter le matériel auprès de GererMaBoite ?2019-07-02T16:11:44+01:00
  • GererMaBoite commercialise l’imprimante ticket Thermique (sans ruban encreur) de marque EPSON TM T20II au tarif de 180,00€ H.T. (soit 216,00€ T.T.C) ainsi que les bobines d’impression 80 mm au tarif de 2,00€ H.T. soit 2,40€ T.T.C
    • Les expéditions sont réalisées sous 48h.
    • Les frais de port sont gratuits pour l’imprimante et au tarif postal en vigueur pour les bobines d’impression
Quelle connexion Internet ?2019-07-02T16:12:53+01:00

La connexion internet du point de vente est nécessaire.

Ce peut être une connexion ADSL ou fibre pour encore plus de rapidité.

Une box Internet fournie par les différents opérateurs du marché est recommandée pour les installations sédentaires (boutique, magasin dépôts ventes, etc…).

Pour les installations mobiles comme les foires expositions où les marchés, une clé 3/4G ou une connexion via un smartphone fonctionne également.

Que faire en cas de coupure internet ?2018-07-13T09:16:55+01:00
  • Encore ce qui concerne la gestion internet de la plate-forme, notre hébergement sur AZUREgarantit une disponibilité très élevée de l’ordre de 99,99991 du temps annuel d’utilisation en mode 24h/24h et 7j/7j .
  • Il est tout à fait possible qu’il se produise une rupture temporaire d’internet due à des perturbations du réseau de l’opérateur ou une rupture d’un nœud internet, d’un câble ou une box Orange, SFR, FREE, causant une indisponibilité temporaire.
  • Dans ce cas, la sécurité des transactions reste assurée. Une transaction est soit écrite soit rejetée. Dans le cas d’un rejet, l’utilisateur la recommence dès que la liaison est rétablie et la plateforme enregistrera alors la transaction de caisse en séquence.
  • Une solution pour fonctionner dans le cas où la liaison est interrompue de manière temporaire est d’utiliser la connexion d’une clé 4G ou à partir de la connexion d’un Smartphone. La caisse GMB fonctionne sans problème dans cette configuration.
Comment importer un fichier clients sur la plateforme GererMaBoite ?2019-01-03T14:19:58+01:00

À partir d’un fichier .CSV formaté comme indiqué ci-dessous, il est possible d’importer des clients avec les informations (mails, téléphone, adresse), mais aussi de manière facultative les historiques de tickets de ventes afférent à chacun de ses clients sous la forme de couple de la date ticket et montant TTC.

Format du fichier d’import : 

Colonne 1

Nom Prénom

Type

I pour individuel – S pour société

Rôle

C pour client – F pour fournisseur – S pour salarié

Mail

Adresse mail du contact

TelephoneFixe

Numéro de téléphone fixe du contact

TelephonePortable

Numéro de téléphone portable du contact

Rue

Adresse postale

RueComplement

Complément d’adresse postale (Nom du bâtiment)

Codepostal

Code postal du contact

Ville

Ville du contact

Pays

Pays du contact

Date1

Date du ticket sous la forme JJ/MM/AAAA

Montant TTC1

Montant TTC du ticket

Date10

Date du ticket sous la forme JJ/MM/AAAA

Montant TTC10

Montant TTC du ticket

  • Les dates et montant du ticket sont des zones facultatives

  • La première ligne du fichier doit comporter les en-têtes suivantes :
    • Nom

    • Type

    • Role

    • Mail

    • TelephoneFixe

    • TelephonePortable

    • Rue

    • RueComplement

    • Codepostal

    • Ville

    • Pays

    • Date1

    • Montant TTC1

    • …………..

    • Date10

    • Montant TTC10

Procédure d’import du fichier :

Cette procédure est réalisée par le service clientèle de GererMaBoite, après vérification de la cohérence du fichier importé.

Les conditions pour la réalisation de l’import : 

  1. Être abonné(e) avec assistance
  2. Nous envoyer le fichier en .CSV
  3. L’import sera réalisé sous 48h maximum
Comment gérer le cash back avec la caisse enregistreuse GérerMaBoite ?2018-07-13T09:02:29+01:00

Au moment de choisir le mode de paiement par Carte bancaire, il suffit de modifier le montant et de le porter à la somme du ticket augmentée de la valeur d’espèces à rendre au client , la différence en rendu est calculée automatiquement et il suffit de valider le ticket.

Modifier un taux de TVA sur une famille existante2019-03-08T15:37:24+01:00

Normalement, lorsque l’on créé une famille, on lui associe un régime de TVA, le compte de ventes et les articles créés dans cette famille reprennent automatiquement ce même régime de TVA.

Il est possible mais NON CONSEILLÉ de modifier le régime de TVA d’un article pour lui associer un régime différent de la famille d’origine.

Lorsqu’on modifie à la suite d’une erreur initiale le régime de TVA de la famille, un message d’information indique qu’il va être différent de celui du compte de ventes initialement associé.

Dans ce cas, vous devez modifier le régime de TVA du compte et des articles associés pour que le régime de TVA soit uniforme entre la famille, ses articles et son compte de ventes associés.

Remarque : lorsqu’un taux de TVA d’un régime est modifié par voie réglementaire, GererMaBoite modifie le taux sur la plateforme et le nouveau taux s’applique automatiquement à partir de la date d’entrée en vigueur.

Comment personnaliser son ticket de caisse ?2019-07-01T17:23:36+01:00

Personnaliser son ticket de caisse pour avoir un ticket à son image

Avec la plateforme GererMaBoite, il est possible de personnaliser son ticket de caisse et d’y ajouter également le logo de votre entreprise.

Personnaliser son ticket de caisse en 10 étapes

Personnaliser son ticket de caisse peut se faire en 10 étapes :

  1. Commencez par rechercher le logo sur internet
  2. Faites un copier de l’URL de l’image. L’URL de l’image se trouve dans la barre de recherche de Google et commence par « https://…. »)
  3. Retournez sur la plateforme GererMaBoite
  4. Cliquez sur la quatrième icône en haute à droite de votre écran « Réglages« 
  5. Cliquez ensuite sur la barre latérale à gauche de l’écran, choisissez l’onglet « Modèles« 
  6. Personnalisez votre ticket de caisse en indiquant les renseignements de votre entreprise
  7. Puis sélectionnez la 12ème icône en forme de paysage pour ajouter un logo
  8. Faites un coller du lien URL que vous avez copié, dans la petite fenêtre qui s’affiche
  9. Cliquez sur « OK« 
  10. – Pour terminer, n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer« 
Comment traiter les pièces qui sont bloquées dans la bannette digitale (DropBox) ?2019-07-23T15:04:03+01:00
  • Les différentes pièces de dépenses arrivent dans le dossier DropBox automatiquement grâce aux agents fournisseurs ou parce qu’elles ont été déposées par vos soins (après scan ou extraction d’une pièce-jointe d’un email ou photographiée grâce à l’application smartphone DropBox).
  • Ces pièces sont déposées dans le dossier intitulé : “Déposez ici vos documents de dépenses” 
  • Dès qu’une pièce est déposée dans ce dossier, elle est : 
    • Soit insérée automatiquement dans la bannette digitale du dossier GererMaBoite et copiée dans le sous dossier “Documents traités”
    • Soit rejetée et placée automatiquement dans le sous dossier “Documents non traités”

 

Pourquoi une pièce est-elle bloquée dans la bannette digitale (DropBox) ? Comment la débloquer ?

  • Première raison : le format de la pièce n’est pas au format PDF. Les formats HTML et JPEG ne sont pas acceptés
    • Solutions : 
      • Reconvertir la pièce positionnée dans le dossier “documents non traités” en format PDF.
      • Au besoin, la photographier avec l’application DropBox ou la scanner avec l’imprimante (dans les 2 cas le format PDF sera choisi par défaut).
      • Placer enfin la nouvelle pièce dans le dossier “Déposez ici vos documents de dépenses”.
  • Seconde raison : la pièce a une taille supérieure à 1 Mo.
    • Solutions : 
      • Reconvertir la pièce positionnée dans le dossier “documents non traités” en format PDF.
      • Au besoin, la photographier avec l’application DropBox ou la scanner avec l’imprimante (dans les 2 cas le format PDF sera choisi par défaut).
      • Par défaut, l’application DropBox positionne le curseur qualité d’image à “basse qualité, petits fichiers” : confirmer cette option.
      • Placer enfin la nouvelle pièce dans le dossier “Déposez ici vos documents de dépenses”.
  • Troisième raison : la plateforme a rencontré un problème de visibilité à la lecture de cette pièce (cas peu fréquent).
    • Solutions : 
      • Photographier avec l’application DropBox ou la scanner avec l’imprimante (dans ces 2 cas le format PDF sera choisi par défaut).
      • Placer enfin la nouvelle pièce dans le dossier “Déposez ici vos documents de dépenses”.
      • Si le problème persiste sur cette pièce, adressez un email à l’adresse mail : support@gerermaboite.fr avec la pièce jointe.
Comment traiter un rejet de paiement bancaire ? 2019-07-23T15:57:03+01:00

 

  • Après enregistrement dans la gestion des dépenses et/ou des recettes, d’opération de règlement ou d’encaissement sur les pièces concernées, la plateforme génère automatiquement l’écriture dans les journaux de banque en considérant que l’opération a bien été passé de manière définitive sur le compte bancaire de l’entreprise.
  • La banque de l’entreprise peut rejeter l’opération pour une raison d’insuffisance de fonds disponibles, soit sur le compte de l’entreprise, soit sur le compte du client, ou parce que les références bancaires sont inexactes (IBAN), 
  • Dans ce cas, il est nécessaire pour que la comptabilité soit exacte et corresponde à la réalité des mouvements bancaires, de contrepasser l’opération initiale.

4 étapes pour traiter un rejet de paiement bancaire

  1. Normalement, le règlement a été rapproché entre l’extrait et le règlement enregistré sur la pièce (mouvement).
  2. À l’apparition sur l’extrait d’une ligne d’impayé ou de rejet : réaliser les opérations suivantes :
    1. Cliquer sur les trois traits en haut à gauche de votre écran et dans l’onglet “Banques”, sélectionner “Historique”, cliquer sur “Voir rapprochement” et sélectionner “Extrait bancaire”.
    2. Le couple de l’opération de l’extrait et du journal apparaît lié car rapproché, cliquer sur le “X” pour supprimer le rapprochement.
  3. Revenir sur l’écran de “Rapprochement”, associer les deux lignes d’extrait bancaire entre elles pour les annuler.
  4. Dans les mouvements enregistrés, sélectionner la ligne initiale qui avait enregistré le règlement et cliquer sur “créer mouvement inverse
    1. Le règlement s’annule comptablement et l’écriture initiale et son inverse se rapprochent automatiquement.

Vous pouvez constater en revenant sur la pièce de dépense ou de recette dans son onglet “Échéancier” qu’elle est revenue “à payer”.

Comment traiter l’enregistrement et le règlement des pièces de salaires et charges sociales ? 2019-07-23T15:13:01+01:00
  • Les pièces de salaires (fiche de paie) et les pièces justificatives de charges sociales et fiscales (bordereaux de cotisations, URSSAF, Caisse de retraite, Caisse de prévoyance, Caisse d’assurance santé et mutuelle, prélèvement à la source…) sont comparables à des factures fournisseurs sauf que le créancier est soit le salarié, soit les organismes sociaux de versement des cotisations ou le trésor public pour le versement de l’impôt à la source prélevée sur les salaires.
  • Préalablement à la gestion de ces dépenses dans la plateforme GererMaBoite, vous devez créer les créanciers qui vont être utilisés dans le cadre de l’enregistrement des pièces de salaires et/ou charges sociales :
    • Chaque salarié sera créé comme un contact avec un rôle “Salarié” 
    • Chaque organisme de cotisation sera créé comme un contact avec un rôle “Adéquat” 
    • Rôles à affecter à chaque contact :
      • URSSAF ou Caisse de cotisation assurance maladie : “Organisme de S.S”
      • Caisse de retraite : “Organisme retraite cadre”, “Organisme retraite non cadre”
      • Prévoyance : “Organisme de prévoyance”
      • Mutuelle santé : “Organisme couverture santé“
      • Prélèvement à la source : “Organisme impôts (pr.à la source) 

Les étapes pour traiter et enregistrer les pièces de salaires et charges sociales 

 

  • Pour enregistrer les salaires : 
    1. Sélectionner chaque bulletin de salaire 
    2. Associer le créancier correspondant au contact “Salarié
    3. La date de la pièce est normalement fin de mois
    4. Le numéro de pièce peut recevoir l’intitulé du mois. Exemple : DEC-2018
    5. Le montant net du bulletin de salaire 
    6. La nature de cette dépense s’obtient en saisissant le mot clé “Salaire
    7. Le paiement à échéance se positionne à la fin du mois de salaire ou dans les jours suivants et il est conseillé de mettre le statut “Payé” si la date de virement ou de remise du chèque est sûre.

 

  • Pour enregistrer les charges sociales :
    1. Sélectionner chaque bordereau de cotisations sociales ou fiscales
    2. Associer le créancier correspondant au contact “de l’organisme” (URSSAF, Caisse de retraite, Caisse de prévoyance, Caisse d’assurance santé et mutuelle, impôts prélèvement à la source …)
    3. La date de la pièce est normalement la fin du mois de paie
    4. Le numéro de pièce peut recevoir l’intitulé du mois. Exemple : DEC-2018
    5. Le montant net des cotisations globales (Salariale + Patronale) de l’organisme ou le montant du prélèvement à la source.
    1. La nature de cette dépense s’obtient en saisissant un mot clé : 
      1. Pour l’URSSAF : “urssaf” ou “sécurité…”
      2. Pour les caisses de retraite : “retr…”, “cadr…”
      3. Pour la caisse de prévoyance : “prév…”, “cais…”
      4. Pour la mutuelle santé : “mut…”, “sant…”
      5. Pour le prélèvement à la source : “prélèvement”, “source”
    2. Le paiement à échéance se positionne :
      1. Le 15 du mois suivant pour l’URSSAF 
      2. La fin du mois pour tous les autres organismes sociaux et fiscaux

Cas particulier des salaires versés à l’étranger pour des salariés locaux :

  • Il est nécessaire, pour les distinguer de l’enregistrement des salaires et charges sociales de droit français, de créer :
    • Le contact tiers avec un rôle fournisseur pour l’éventuel intermédiaire qui gérera les déclarations et les paiements
    • Les contacts tiers avec un rôle “Salarié” pour les collaborateurs étrangers et “charges sociales” (URSSAF, Caisse de retraite, prévoyance, santé) pour chacun des organismes situés dans les pays étrangers et pour lesquels des cotisations seront à verser
  • S’il est nécessaire de faire la distinction sur les comptes de charges entre les salaires et charges Français et Étrangers, créez des comptes de même préfixes mais avec un suffixe permettant d’identifier le pays :
    • Exemple : 
      • Salaire France : 6411000
      • Salaire Portugal : 6411010
      • URSSAF France : 6451000
      • Instituto da segurança, I.P. : 6451010
      • ….
Comment s’abonner après la période de gratuité ou gérer son abonnement ?2019-07-23T14:33:20+01:00

GererMaBoite, c’est sans engagement, avec une période d’essai gratuite de 1 mois. Mais comment faire pour régler son abonnement, le modifier ou le réactiver après suspension

Pour régler son abonnement, le modifier ou le réactiver il vous suffit de :

  • cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
  • cliquez sur l’icône <Réglages> puis l’onglet <Mes entreprises>
  • choisissez le dossier que vous voulez modifier et cliquez sur <Détail>
  • vous arrivez sur votre dossier avec différents onglets

Cliquez sur l’onglet <Abonnement>

Quel que soit l’abonnement souscrit, vous avez la possibilité de le modifier :

  • Cliquez <Payer à l’échéance>
  • Choisissez l’abonnement que vous souhaitez

Type de l’abonnement

   Montant  HT

Ma Caisse enregistreuse

9,90 €

Mon logiciel de gestion (Inclut ma caisse enregistreuse)

29,90 €

 

  • Et <Confirmer>
  • Entrez vos coordonnées de carte bancaire avec les informations demandées

* Vos informations de carte bancaire ne sont pas conservées sur le site GererMaBoite, elles sont uniquement transférées sur le site de paiement sécurisé « STRIPE »

Félicitation vous êtes abonné(e) chez GererMaBoite !

Comment saisit-on le fonds de caisse de début d’activité ?2019-07-01T15:32:32+01:00
  • Au démarrage de la caisse, il est nécessaire d’introduire une entrée de caisse correspondant au dépôt dans la caisse d’un fond en espèces. La somme entrée provient en général d’un retrait d’espèces en banque.
    • Cliquez sur l’onglet <Entrée-Sortie caisse> de l’écran principal de la caisse
    • Normalement, <Sortie de caisse> est pré sélectionné, choisissez donc <Entrée en caisse>
    • Saisissez dans la zone <Nature du mouvement> et renseignez <Apport> ou <Solde Initial>
    • Cliquez sur la nature d’opération proposée
    • Saisissez le montant à entrer en caisse
    • Terminez en cliquant sur <Enregistrer>
    • Un ticket de mouvement d’entrée s’imprimera et le montant entré en fonds de caisse s’ajoutera au solde de la caisse en espèces.
Qu’est-ce que l’auto certification ?2019-07-01T15:31:07+01:00
  • En ce qui concerne le processus de certification, nous avons produit le document d’auto certification comme les textes en vigueur le préconisent car notre plate-forme respecte strictement les conditions de clôture périodique, d’intangibilité des transactions affectant la caisse, et de respect de la numérotation séquentielle des pièces produites (Ticket, dépenses de caisse, entrée diverses, dépôt en banque, y compris la numérotation séquentielle du fichier comptable normalisé (FEC) )

 

  • Ce document d’auto certification est remis aux clients qui en font la demande, il engage GererMaBoite qui garantit à l’utilisateur que les conditions de sécurité comptables et fiscales sont respectées et qu’aucune manipulation ne peut altérer la séquentialité et l’intangibilité des transactions effectuées.
Comment suspendre ou résilier votre abonnement ?2019-07-23T15:00:36+01:00

Vous pouvez suspendre ou résilier votre abonnement GererMaBoite à tout moment :

  • Cliquez sur les trois traits en haut à gauche de votre écran
  • Cliquez sur l’icône <Réglages> puis l’onglet <Mes entreprises>
  • Choisissez le dossier que vous voulez modifier et cliquez sur <Détails>
  • Vous arrivez sur votre dossier avec différents onglets
  • Cliquez sur l’onglet <Abonnement>
  • Puis sur <Suspendre abonnement>

Si vous choisissez de révoquer votre abonnement aux services GererMaBoite votre abonnement restera actif jusqu’à la fin du mois en cours.

Toutefois et afin de ne pas vous causer de désagrément dans le suivi de votre dossier, nous vous proposons de conserver votre dossier et les informations qu’il contient pendant 1 an et de vous permettre ainsi un accès en lecture à l’ensemble de vos informations pendant cette période.

De plus, vous pourrez récupérer le document de vos données dans le format FEC, qui peut être lu sur la majorité des outils bureaucratiques et comptables.

Comment créer un nouvel exercice comptable ?2019-07-23T14:28:29+01:00
  • L’exercice de la période en cours (sur laquelle vous travaillez : caisse, dépenses, banque…) doit-être créé pour pouvoir utiliser les différents modules.
  • Les exercices comptables doivent être consécutifs.
    • Exemple : si le premier exercice va du 01/07/2017 au 30/06/2018 alors l’exercice en cours suivant doit commencer le 01/07/2018 et se terminer normalement le 30/06/2019
  • Il est toutefois possible de déclarer un exercice supérieur à 12 mois ou inférieur à 12 mois.

Prenez conseil auprès de votre expert-comptable dans le cas d’une durée différente de 12 mois.

5 étapes pour créer un nouvel exercice comptable

  1. Cliquez sur les trois traits en haut à gauche de l’écran
  2. Sélectionnez l’icône <Réglages>
  3. Puis l’onglet <Mes entreprises> et cliquez sur <Détail>
  4. Cliquez sur <Ajouter un exercice comptable>
  5. Saisissez la date début et la date fin en veillant bien à ce que :
    1. La date début du nouvel exercice soit consécutive à la date de fin de l’exercice précédent
  6. Pour clôturer l’opération, cliquez <Créer exercice comptable>

Votre nouvel exercice comptable est créé, vous pouvez continuer à travailler sur la plateforme GererMaBoite

Le premier jour du nouvel exercice comptable, la plateforme créée automatiquement l’exercice suivant

Qu’est-ce qu’un contact ?2019-02-19T14:53:15+01:00

Un contact est un personne physique (un individu) ou morale (une entreprise, une société) avec lequel l’entreprise abonnée est en relation.

  • La Plateforme GererMaBoite permet de gérer les contacts, les liens et les rôles qu’ils ont avec l’entreprise abonnée.
  • Pour créer un contact :
    • Cliquez sur l’onglet « Contacts » (1ère icône en haut et à droite de l’écran)
    • Cliquez sur « Ajouter contact« 
    • Remplissez les informations soit de l’individu, soit de la société
    • Terminez en cliquant sur « Créer contact« 
  • Vous pouvez compléter les renseignements de votre contact (rôle, adresse, coordonnée) en cliquant sur « >« 
  • Il est possible en utilisant l’option « Ajouter un rôle » de donner à chaque contact un ou plusieurs rôles :
    • Clients, fournisseurs, salariés, serveur/vendeur, dirigeant, associés, etc…
  • Dès que vous ajoutez en ticket de caisse un nouveau client, il reçoit le rôle « Client » automatiquement.
  • Dès que vous créez un nouveau fournisseur attaché à un article, il reçoit le rôle « Fournisseur » automatiquement.

Pour en savoir plus sur la gestion des contacts, rendez-vous sur la chaîne YouTube Laura de GMB : tutoGMB3 – La gestion de mes contacts

 

Comment gère-t-on la vente des produits d’occasion avec une TVA sur la marge ?2018-07-13T09:14:43+01:00
  • Il est possible d’utiliser les réglages des articles du catalogue pour créer deux articles
    différents pour facturer sur le ticket de caisse :

    • Un premier article pour la partie T.T.C non taxable (correspondant au Prix d’achat ou de revient du bien vendu)
    • Un second article pour la partie T.T.C taxable (correspondant à la marge sur l’opération)
  • La TVA sur le ticket de caisse se calcule alors sur la marge taxable T.T.C /1,20*0,20
Nature de vente et Famille d’activité2019-01-17T16:22:04+01:00

Famille d’activité

  • Les familles d’activité sont affichées sur l’écran de caisse et permettent de choisir la catégories du produit ou de la prestation qui est vendue
  • Elles sont rattachées à une nature de vente : Produits finis, ventes accessoire, ventes marchandises, prestations de services,…
  • Il leur est attribué un n° de compte de vente automatiquement et qui commence par 710, 708,706,707, selon la nature de la vente
    • Ce n° de compte de vente peut être modifié, toutefois vous devez attribuer un compte de vente existant dans le plan comptable et qui à le même régime de TVA que la famille d’activité en question.
    • Il permet la traduction comptable de la vente dans le journal de caisse qui sera généré en fin de période (jour, mois, trimestre, année)
  • La famille d’activité est associée à un régime de TVA (Régime normal, intermédiaire, réduit, Dom Tom, corse, …)
  • Les articles du catalogue de l’entreprise que l’on peut crée sous chaque famille d’activité héritent du compte dé vente et du régime de Tva
    • Un article peut exceptionnellement avoir un régime différent de celui de sa famille d’activité

Famille d’activité rattachée aux acomptes clients et remboursements de crédits clients

  • Dans le cas ou l’entreprise accorde des crédits à ses clients sur les ventes en boutique  ou si l’entreprreise encaisse des acomptes auprès de ses clients en boutique en contrepartie d’une commande, alors, il est important de créer deux familles d’activité :
    • Famille <Acompte> rattachée à la nature <Clients> , à un compte collectif de type 41xxxxx et à un régime de TVA <Sans régime>
    • Famille <Remboursement de crédit client > rattaché à la nature Clients> , à un compte collectif de type 41xxxxx et à un régime de TVA <Sans régime>
    • La famille <Acompte> sera utilisée pour encaisser un acompte client payé avec un plusieurs modes de règlement
    • La famille <Remboursement credit client> sera utilisée pour encaisser un paiement client soldant totalement ou partiellement des tickets de caisse antérieurs non réglés

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