FAQ 2018-06-25T16:13:00+00:00

FAQ

Vous vous posez des questions sur votre caisse en ligne ou votre logiciel de gestion ? Nous sommes là pour vous aider. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans cette liste, n’hésitez pas à contacter le support : support@gerermaboite.fr

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Vous vous posez des questions sur votre caisse en ligne ou votre logiciel de gestion ? Nous sommes là pour vous aider. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans cette liste, n’hésitez pas à contacter le support : support@gerermaboite.fr

Comment créer de nouveaux modes d’encaissement ? 2018-05-25T15:22:32+00:00
  • De nombreux modes d’encaissement sont déjà présents sur la plate-forme : en voici la liste
    dans le tableau ci-dessous dans le cas où vous auriez besoin d’un mode d’encaissement
    supplémentaire qui ne figurait pas dans cette liste, vous pouvez faire cette demande sur le
    mail support@gerermaboîte.fr.
  • Le nouveau mode de règlement s’il correspond à un règlement nouveau sera mis à jour sur notre plate-forme.

Modes de règlements /encaissements répertoriés sur la plateforme GMB
Espèce
Chèque
Carte bancaire
Carte American Express
Virement bancaire
Chèque cadeaux KADEOS, Tir Groupés, …
Tickets restaurant
Carte Cadeaux émise par la boutique
Crédit client
Dons

Pour en savoir plus sur les l’encaissement avec la caisse GMB, rendez-vous sur la chaîne You
Tube Laura de GMB : tutos 7.

Comment calculer les dates d’échéance ? 2018-08-31T09:42:42+00:00

Généralité :

  • La date d’échéance d’une facture se calcule à partir de la date de facturation.
    • Elle est exprimée en nombre de jours à partir de la date de facturation.
    • La date d’échéance peut être exprimée en jours nets ou en jours arrondis à la fin du mois.
  • Une facture peut être à l’initiative des deux parties payées en une ou plusieurs échéances de montant équivalent.
  • Par convention, la date d’échéance calculée en jours nets ou jours fin de mois peut être arrondie à un nombre de jours proches.

Exemple :

Exemple d’échéance

Date de facture1ere échéance

2ème échéance

Paiement comptant

6 mai 2018

6 mai 2018
Une échéance à 30 jours nets

6 mai 2018

5 juin 2018

Une échéance à 30 jours fin de mois

6 mai 201830 juin 2018
Deux échéances à 30 et 60 jours nets

6 mai 2018

5 juin 2018

5 juillet 2018

Une échéance à 30 jours nets -arrondie au 5, 15, 25 du mois

11 mai 2018

15 juin 2018

Deux échéances à 30 et 60 jours nets – arrondies au 10, 20, 30 du mois

22 mai 201830 juin 2018

30 juillet 2018

 

Mode opératoire :

  • Il est possible de régler le mode de paiement (virement, chèque, carte bancaire) ainsi que le type d’échéance pour les contacts clients et fournisseurs.
  • Sélectionnez un contact à partir de la première icône en haut à gauche de l’écran
  • Sélectionnez ensuite <l’onglet Paiement >
  • Pour modifier, cliquez sur l’icône trois points <> et sur <Modifier>
  • Vous pouvez ensuite sélectionner le mode de règlement préférentiel de ce contact
  • Puis sélectionnez l’un des modes d’échéances proposés par GererMaBoite
  • Si vous ne trouvez pas le mode d’échéance à appliquer à ce contact, vous pouvez remplir le tableau spécifique pour ce dernier.
    • Pour chacune des 3 échéances proposées, saisissez le nombre de jours (exemple 30, 60, 90)
    • Dans la colonne <Type> précisez pour chacune des 3 échéances s’il s’agit de jours nets ou de jours fin de mois ou (de jour fin de mois début : cas très particulier) *
    • Et dans la colonne <Arrondi>, précisez pour chacune des 3 échéances les jours d’arrondis (exemple : 5, 15, 25 ou 10, 20, 30)

Et n’oubliez de cliquer sur <Enregistrer>

* Jour fin de mois début :

  • Ce mode de calcul de la date d’échéance permet d’ajouter le nombre de jours d’échéance à la date de facture arrondi à la fin du mois.
  • Cela donne en général une date d’échéance différente de la date de jour de fin de mois

Exemple :

Exemple d’échéance

Date de facture

1ere échéance

2ème échéance

Une échéance à 45 jours fin de mois

11 mai 2018

30 juin 2018

Une échéance à 45 jours fin de mois début

11 mai 2018

15 juillet 2018

Comment mettre à jour les taux de TVA ? 2018-07-13T09:13:49+00:00
  • La plate-forme GMB gère les différents régimes de TVA. Elle met à jour les différents taux des régimes dès lors que ceux-ci entrent en vigueur.
  • Les différents taux historiques en vigueur sont conservés sur la plate-forme et permettent
    ainsi de reconstituer les bases et les montants de TVA brute des différentes périodes d’activité.
  • Lorsque l’utilisateur créé des familles d’activité ou des articles du catalogue, il choisit parmi les régimes disponibles, celui qui s’applique.
Comment gérer son abonnement ? 2018-10-11T14:26:24+00:00

GererMaBoite, c’est sans engagement, avec une période d’essai gratuite de 1 mois. Mais comment faire pour régler son abonnement, le modifier ou le réactiver après suspension ?

Pour régler son abonnement, le modifier ou le réactiver il vous suffit de :

  • Cliquer sur la troisième petite icône (en partant de la droite) en haut à droite de votre écran
  • Cliquer sur <Réglages dossier>
  • Choisir le dossier que vous voulez modifier et cliquer sur <Détails>

Vous arrivez sur votre dossier avec différents onglets.

  • Cliquez sur l’onglet <Abonnement> Quel que soit l’abonnement souscrit, vous avez la possibilité de le modifier
  • Cliquez sur les trois petits points au-dessus des dates d’inscriptions, gratuité, abonnement
  • Puis sur <Modifier>

Choisissez l’abonnement que vous souhaitez

Type de l’abonnement

Montant HT

Ma Caisse enregistreuse

9,90 €

Ma caisse enregistreuse avec support téléphonique

19,90 €

Mon logiciel de gestion (inclut ma caisse enregistreuse)

19,90 €

Mon logiciel de gestion avec support téléphonique (inclut ma caisse enregistreuse)

29,90 €

  • Et cliquez sur <Confirmer>
  • Définissez un moyen de paiement, toujours sans engagement de durée, vous pouvez suspendre l’abonnement à tout moment. Cliquez sur <Définir moyen de paiement> ou <Activer abonnement>
  • Entrez vos coordonnées de carte bancaire avec les informations demandées

Vos informations de carte bancaire ne sont pas conservées sur le site GererMaBoite, elles sont uniquement transférées sur le site de paiement sécurisé « STRIPE »

Félicitations vous êtes abonné(e) chez GererMaBoite !

Comment enregistrer les acomptes clients sur commandes ? 2018-07-13T09:22:30+00:00

1- On crée deux familles de vente intitulée « Acomptes clients » et « Remboursement crédit
Client » avec les informations suivantes :

  • Intitulé : « Acompte client » et « Remboursement crédit client »
  • Abrégé : « Acompte » et « Rbt Cdt »
  • Nature vente : Clients
  • TVA/vente : Pas de régime

2- Pour saisir un acompte client :

  • Choisir ou créer le client qui fait un acompte
  • Sélectionner sur l’option TICKET « Règlement Client » à la place de « Vente »
  • Composer le montant de l’acompte puis cliquer sur « Acompte »
  • Sélectionner ensuite le mode de règlement de l’acompte
  • Finir le ticket comme pour un ticket de vente

3- Pour saisir un remboursement de crédit client :

  • Choisir ou créer le client qui fait un remboursement
  • Sélectionner sur l’option TICKET « Règlement Client » à la place de « Vente »
  • Composer le montant du remboursement puis cliquer sur « Rbt Cdt»
  • Sélectionner ensuite le mode de règlement du remboursement
  • Finir le ticket comme pour un ticket de vente
Comment gérer les articles gratuits ou offerts ? 2018-07-13T09:11:14+00:00

Il y a trois façons de le faire :

  • Méthode article prix à Zéro
    • Saisir le prix à 0 puis quantité 1 puis cliquer sur la famille et le produit choisi
    • Ex : 0,00 X 1 puis sélectionner la famille et l’article
    • Le ticket enregistre une ligne à zéro
  • Méthode prix remisé à 100 %
    • Saisir le prix en appliquant une remise de 100 % sur le produit
    • Ex : 120.00 R 100 % puis sélectionner la famille et l’article
  • Méthode article d’une famille avec un prix enregistré à Zéro
    • Créez un article intitulé « produit offert »
    • Associez-lui un prix nul
    • Utilisez-le en ticket pour faire une ligne de produit offert
A quoi servent les mots-clés associés aux comptes ? 2018-08-31T09:40:44+00:00

Généralité :

La plateforme GMB vous permet de traiter en comptabilité les mouvements de dépenses (factures et pièces fournisseurs) et de recettes (factures clients) sans que vous soyez obligé de connaître la complexité du plan comptable général

Pour cela, nous avons associé à l’ensemble des comptes fréquemment utilisés des mots-clés significatifs et nombreux qui permettent à l’utilisateur d’affecter les natures de dépenses et de recettes simplement en invoquant tout ou partie des mots-clés associés aux différents comptes

Exemple :

Dans le plan comptable, il existe un compte numéroté en classe 6 (compte de charges) : c’est le compte 6260000 – Frais postaux et affranchissements

Il a été associé à ce compte une liste de mots-clés :

Poste

Timbres

Affranchissement

Frais postaux

Lettres recommandées

Lors de la validation d’une facture de la poste, mentionnant les coûts d’affranchissement et de lettres recommandées, l’utilisateur pourra saisir l’un de ces 5 mots clés en totalité ou en partie

Exemple :

S’il saisit « Affr », la plateforme GMB lui proposera le compte 6260000 – Frais postaux et affranchissements (C’est ce qu’on nomme l’intelligence comptable artificielle)

Il pourra d’un simple clic associer ce compte (6260000) officiel du plan comptable à sa facture

Mieux encore, si la dépense est taxable à la TVA, la décomposition en compte hors taxe et en compte de TVA associé sera faite automatiquement

Mode opératoire pour ajouter des mots-clés supplémentaires aux comptes existants ou à de nouveaux comptes :

  • Sélectionnez la quatrième icône en haut à gauche de votre écran <Réglages>
  • Choisissez l’onglet vertical <Comptabilité>
  • Puis choisissez l’onglet <Plan comptable>
  • Avec l’option <Rechercher>, composez le numéro du compte à compléter et/ou déroulez le plan comptable
  • Quand vous avez trouvé le compte recherché, cliquez sur <> puis <Modifier>
  • Dans la zone <Mot-clé> saisissez vos mots clés séparés chacun par une virgule

Exemple :

Poste, Timbres, Affranchissement, Frais postaux, Lettres recommandées

Et n’oubliez pas de cliquer sur <Enregistrer>

Quels sont les types de remises gérées par GMB ? 2018-07-17T15:10:05+00:00

Il faut distinguer 3 types de remise

  • La remise sur une ligne de ticket
  • La remise globale sur toutes les lignes du ticket
  • La remise fidélité appliquée sur les ventes antérieures

1er cas : remise sur une ligne de ticket

  • On saisit la ligne ainsi :
    • Multiplicateur de quantités : 2 X (facultatif si la quantité est 1)
    • Montant sauf si l’article contient le prix : exemple :120,00
    • Remise : soit un taux, ou un montant : Taux % ou Montant : R 5% ou 10
    • Cliquez ensuite sur la famille puis l’article
    • Dans ce cas la 1ère ligne sera : 120 X 2 = 240
    • Et la 2ème ligne sera – 5% = – 12

2ème cas : remise globale sur le ticket

  • On saisit avant d’encaisser le ticket :
    • Cliquez sur <RG> pour indiquer que vous faites une remise globale
    • Saisissez la valeur : soit du taux soit du % de remise suivi de OK
    • Notez que la remise globale va se calculer sur toutes les lignes du ticket afin
      d’ajuster les valeurs de CA par famille en proportion de chaque CA.

3ème cas : remise fidélité sur le ticket

  • Si l’option fidélité est activée (curseur sur le menu famille) les remises fidélité seront
    proposées à chaque ticket d’un client habituel.
  • Au moment d’encaisser le ticket, un écran affiche les tickets du client :
    • Les tickets déjà inclus sont décochés
    • Les tickets sur lesquels la remise fidélité n’a pas encore été appliquée, sont
      cochés.
    • Le caissier peut en décocher certains puis saisir un taux de remise à appliquer
      aux CA des tickets sélectionnés,
    • La remise fidélité s’applique alors et se déduit du total du ticket.

Pour en savoir plus sur les remises, rendez-vous sur la chaîne You Tube Laura de GMB : tutos 8 & 9.

Comment encaisser un ticket avec plusieurs modes de paiement ? 2018-07-13T09:09:47+00:00

Lorsque l’on accède à la séquence règlement du ticket de vente, d’acompte ou de
remboursement d’un crédit client, la liste des modes de paiement disponibles est affichée.

  • Il faut alors choisir le mode de règlement : Espèces, chèques, CB, crédit, Etc, en
    cliquant sur le pavé le représentant.

    • Le montant du ticket est alors affecté en totalité à ce mode de paiement
    • Si l’on veut utiliser un mode de paiement supplémentaire pour payer
      partiellement ce ticket, alors, Il faut corriger le montant du premier mode de
      paiement et choisir de la même manière un deuxième mode de paiement qui est affecté automatiquement au reste à payer et ainsi de suite s’il y a un troisième mode de paiement.
Peut-on annuler un ticket de caisse et avons-nous le droit de le faire ? 2018-07-13T09:09:04+00:00

Il faut distinguer 2 cas :

1. Il est possible de modifier ou annuler un ticket qui n’est pas encore encaissé ni imprimé
jusqu’à son encaissement qui lui confère l’intangibilité.

2. Un ticket qui est encaissé et imprimé peut être « extourné » pour de bonnes raisons :

  • Le client revient sur son choix d’achat et rend la marchandise.
  • Le commerçant consent une remise totale concernant le ticket encaissé et accepte un
    remboursement
  • Le ticket enregistré est une erreur et le commerçant veut effacer cette erreur de saisie

1er cas : annulation ou modification d’un ticket avant son enregistrement

  • Une case à cocher existe devant chaque article d’un ticket, une fois cochée, un clic sur
    <Supprimer> permet de supprimer la ligne
  • Un clic sur <Annuler ticket> permet de supprimer le ticket avant son enregistrement.

2ème cas : extourne d’un ticket après enregistrement

  • Afficher le ticket à extourner à l’aide de l’icône située à droite de la liste des tickets
  • Cliquer sur <Ticket Inverse> pour créer un nouveau ticket d’annulation référant le
    ticket pointé précédemment.
Annulation d’un ticket payé avec un chèque bancaire déjà remis en banque 2018-07-13T09:08:33+00:00

Dans le cas de l’annulation d’un ticket de caisse payé avec un chèque déjà remis en banque, il ne faut pas utiliser la fonction <ticket inverse>
Il faut soit :
• Créer un ticket en négatif auquel on associera un mode de remboursement de type Espèces ou carte bancaire.
• Créer un acompte client associé à un mode de règlement Crédit client ce qui aura pour effet de créer une avance à imputer sur une vente ultérieure.

Comment clôturer la journée de caisse ? 2018-05-25T16:04:19+00:00

Voici les quelques opérations à faire pour terminer la journée :

  • Vérifier le solde des espèces réelles en caisse avec le solde théorique tenu par La Caisse en Ligne
  • Sélectionnez <Récapitulation de caisse> puis le volet <Solde de caisse>
  • Si vous avez oublié de sortir une dépense de caisse, faites-le à ce moment-là
  • Procédez aux dépôts de fonds espèces, chèques et Cartes bancaires (voir comment faire les dépôts en banque)
  • Quittez la plateforme en cliquant sur l’icône en haut à droite.
  • Le solde en espèces s’affiche pour validation.
  • Refermez votre Pc/Mac/tablette, la clôture de caisse sera réalisée automatiquement après minuit.
  • Le lendemain matin, imprimez au besoin le Z de caisse de la veille et agrafez-y les tickets de remise et de dépenses en espèces.
  • Clôturer votre journée de caisse vous prend quelques minutes.

 

Pour en savoir plus sur la fin de journée avec la caisse GMB, rendez-vous sur la chaîne You Tube Laura de GMB : tutos 10.

Comment faire si mon client me demande une facture ? 2018-10-26T09:09:09+00:00

Le ticket de caisse est une preuve d’achat et à ce titre il constitue un document permettant la comptabilisation d’une dépense et éventuellement il autorise la déductibilité de la TVA mentionnée sur le ticket. (*)

(*) La déductibilité de la TVA sur une dépense est conditionnée par la nature fiscalement déductible ou non de cette dépense.

Exemple : sur une facture d’hôtel relative à l’hébergement d’un voyage d’affaires, la TVA bien que mentionnée ne sera pas toutefois déductible.

  • Dans ces conditions, le ticket de caisse fait office de facture à la condition qu’il comporte un certain nombre de mentions obligatoires dans le cadre de la facture :
    • Dénomination complète de l’entreprise émettrice du ticket (raison sociale, adresse, n° Siret, code NAF, n° de TVA intracommunautaire)
    • Date et n° de ticket (dans une série chronologique ininterrompue)
    • Ventilation Hors Taxe, taux et montant de la TVA facturée
    • Identification du client
  • Les tickets de caisse de GererMaBoite comportent ces mentions obligatoires qui ont été paramétrées dans l’icône « Paramètres » puis l’onglet « Ticket ».

Nous recommandons d’ajouter en pied de ticket de caisse la mention suivante : « Ce ticket de caisse fait office de facture ».

  • Il est possible à chaque ligne facturée sur le ticket de caisse, d’ajouter une mention ou un commentaire explicitant la facturation.
    • Exemple :
      • Rappel d’une date de livraison
      • Rappel d’une condition particulière (clause de réserve de propriété)
      • Date de préemption de marchandise livrée (DLUO)
      • Numéro de série du produit (pour la garantie)
  • Au niveau de l’impression, il est possible d’imprimer le ticket « facturette » sur du papier de format A5 lui donnant un aspect de facture.
Quand fait-on les remises en banque ? 2018-05-25T16:07:18+00:00
  • Avant de ferme votre ordinateur de caisse chaque soir, vous devez noter les remises en banque que vous souhaitez faire.
  • Lorsque vous utilisez la fonction remises en banque, après avoir choisi le type de mode de règlement (espèces, chèques, CB), le montant maximum à remettre en banque est prépositionné :
    • Pour les espèces saisissez un montant inférieur de façon à laisse un fonds de caisse.
    • Pour les chèques : sélectionnez les chèques à remettre en fonction de la date de remise saisie (normalement, ils sont pratiquement tous à la date du jour sauf ceux pour lesquels les clients et vous avez convenu de les différer)
    • Pour les cartes bancaires, confirmez le montant proposé qui correspond aux cartes bancaires de la journée.

 

Pour en savoir plus sur les remises en banque avec la caisse GMB, rendez-vous sur la chaîne You Tube Laura de GMB : tutos 10.

Sous quelle famille de vente et d’activité enregistre-t-on la vente d’une carte cadeau émis par l’entreprise ? 2018-09-25T10:43:37+00:00
  • On crée une famille de vente intitulée « Cartes cadeaux vendus » avec une catégorie de ventes de type « Ventes marchandises » par exemple et un taux de Tva « Exonéré » pour ne pas taxer la vente de la carte cadeaux dont on ignore encore la destination du produit.
  • On réalise au moment de la vente de la carte cadeau, un ticket avec cette famille de vente et on la solde par le mode d’encaissement du client. Le ticket est affecté en fidélité au client acheteur
    • Exemple on saisit le montant de 100,00€ puis la famille de la carte cadeau
    • puis on encaisse en carte bancaire par exemple le montant de l’achat de la carte cadeau
  • Au moment de l’utilisation de la carte cadeau par le bénéficiaire, le ticket inscrit les marchandises réellement achetées et on déduit du ticket le montant de la carte cadeau en saisissant la quantité négative :
    • Par exemple, on saisit 123,75€ puis la famille correspondant à la vente : exemple Jupes
    • Puis, pour indiquer la carte cadeau utilisé, on saisit  : -1 X 100,00 puis famille cartes cadeaux
    • Si la carte cadeau est de 100,00€ donc inférieur au ticket en cours de 123,75€, alors, dans ce cas, on enregistre pour finaliser le ticket le mode de paiement (Espèces, Chèques, CB….) pour  23,75€ pour solder l’opération.
    • Si la carte cadeau est supérieur au ticket, normalement, le commerçant ne rend pas de monnaie et exige un achat complémentaire qui absorbe au minimum la carte cadeau.
    • Si le commerçant accepte de rendre la différence en espèces, il suffit de terminer l’encaissement et automatiquement un rendu espèces de la différence entre la carte cadeau et l’achat est inscrit sur le ticket.
  • Le ticket est affecté en fidélité au client bénéficiaire pour le montant différentiel entre la vente effective et le montant de la carte cadeau acheté par le premier client.
Comment gère-t-on la mise en attente d’un ticket particularités des restaurants & cafés ? 2018-07-13T09:06:50+00:00
  • Lorsque l’on souhaite mettre un ticket en attente soit pour faire le ticket d’un client pressé ou gérer par exemple les tickets en attente de paiement d’un restaurant : il suffit de :
    • Cliquer sur enregistrer après avoir saisi les lignes d’un ticket
    • Donner un nom de client ou de table au ticket
    • Puis cliquer sur <Enregistrer ticket>
    • Le ticket est visible en tête de la liste des tickets accessibles par la fonction <Historique tickets>
  • Lorsque l’on souhaite reprendre un ticket en attente : il suffit de :
    • Cliquer sur <Historique tickets>
    • Cliquer sur l’icône à droite permettant de Sélectionner le ticket à finaliser
    • Cliquer sur <Utiliser> pour le mettre en position d’être complété ou encaissé.

 

Pour en savoir plus sur les tickets mis en attente avec la caisse GMB, , rendez-vous sur la chaîne
You Tube Laura de GMB : tutos 7.

Quels sont les principes de l’accès à plusieurs utilisateurs ? 2018-07-13T09:05:28+00:00

La plateforme « GerermaBoite » gère jusqu’à 3 caisses physiques, il s’agit non pas de 3 utilisateurs mais de trois postes de caisse gérant chacun des tickets et des encaissements distincts et possédant chacun un solde indépendant bien que leurs statistiques puissent  être confondues dans une vision globale.

  • L’application autorise plusieurs utilisateurs :
    • 3 pour l’abonnement « caisse en ligne »
    • 5 pour l’abonnement « tous modules »
  • Pour l’abonnement caisse en ligne, Les profils utilisateurs sont :
    • Administrateur qui possède tous les droits
    • Caissier principal qui a les mêmes droits que l’administrateur à l’exception des fonctions statistiques et la création de nouveaux utilisateurs
    • Vendeur qui peut créer des clients et effectuer les opérations d’encaissement
    • Expert-comptable qui peut effectuer les réglages, voir les statistiques et extraire le FEC

Différents cas de connexion

  • L’un quelconque des 3 utilisateurs autorisés du dossier peut accéder à une caisse libre.
  • Si la caisse 1 est inoccupée ou si son précédent utilisateur s’est déconnecté, alors l’utilisateur suivant qui souhaite se connecter ne recevra pas de message d’avertissement et il se connectera simplement.
  • Si la caisse 1 est déjà utilisée par un autre utilisateur, ce nouvel utilisateur reçoit un message lui précisant qu’il peut utiliser une autre caisse (cas rare) ou demander à l’utilisateur précédent de libérer la caisse
    • S’il est aussi administrateur du dossier, il pourra déconnecter autoritairement l’utilisateur précédent

Rôles vendeurs

  • Dans le cas de magasins ou restaurants où plusieurs vendeurs (ou serveurs) prennent des commandes, encaissent mais ne sont pas responsables de la caisse, il est possible de créer des contacts avec un rôle <Salarié> et <Vendeur/Serveur> 
  • Au moment de démarrer le ticket d’une vente ou d’une table, ll est possible de choisir le vendeur/serveur parmi la liste proposée et le ticket lui sera affecté en plus de l’affection globale du ticket au responsable de caisse ( l’un des utilisateurs autorisés qui est connecté)
Comment les ventes sont-elles comptabilisées dans le journal de caisse (FEC) ? 2018-07-13T09:04:19+00:00

Les ventes sont comptabilisées et centralisées par jour de vente en valeurs hors taxes dans le journal de caisse ainsi que les ventilations de la TVA journalière dans les comptes appropriés comme le montre le tableau et l’exemple ci-dessous :

N° de compteTitre du compteMontant DébitMontant Crédit
7071000Vente Famille A1000,00
7072000Vente Famille B2000,00
7073000Vente Famille C500,00
4457110TVA Collectée à 5,50%55,00
4457120TVA Collectée à 20%500,00
5311000Caisse1670,00
5112010Chèques Encaissés345,00
5112020Cartes bancaire Encaissées1920,00
4110000 DUPCrédits accordés120,00
Quelle est la tarification pour les Experts-comptables des abonnés ? 2018-05-25T17:17:43+00:00

Les Experts-comptables des abonnés accèdent gratuitement aux dossiers des clients qui ont
partagé avec eux leur dossier entreprise.

Est-ce que l’Expert-comptable qui a accès à plusieurs dossiers clients partagés peut les voir ensemble dans une même liste ? 2018-05-25T17:18:57+00:00
  • L’Expert-comptable qui souhaite voir l’ensemble des dossiers que les clients ont accepté de
    partager avec lui doit simplement préciser à ses clients qu’ils doivent partager leur dossier en créant un nouvel utilisateur : l’Expert-comptable, en lui attribuant son adresse mail.
  • De cette façon, l’Expert-comptable en se connectant avec cet Email verra la liste de tous ses
    clients partagés.
Comment le journal de caisse transmis à l’Expert-comptable utilisera le plan comptable du cabinet comptable ? 2018-06-12T08:37:00+00:00
L’accès Expert-comptable permet de fusionner le plan d’un cabinet présenté sous la forme décrite ci-dessous avec le pan GMB intégré à la plateforme :
Format CVS
  • Une première ligne de titre des 4 colonnes
    • Titre
    • Alias
    • Centralisateur
  • La colonne 1 reçoit les n° des comptes du plan comptable,
    • Les comptes de tiers (clients, fournisseurs, salariés, autres) peuvent être interclassés ou à la fin de la liste
    • Les comptes de tiers peuvent être alphanumériques à partie du 3éme caractère
  • La colonne 2 reçoit le titre du compte
  • La colonne 3 reçoit éventuellement le code du compte auxiliaire,
    • A défaut, le processus GMB créera un code auxiliaire appelé Alias en concaténant le titre du compte sans espace et en majuscule
  • o La colonne 4 reçoit le compte centralisateur du compte de tiers
    • Ex : 411000 pour un client, 401000 pour un fournisseur
    • A défaut, si le début n° du compte de tiers en colonne 1 est 40, 41, ou 42, alors, le tiers sera créé dans GMB avec le rôle qui convient : 40 = fournisseur, 41 = Client, 42= Salarié
Mode opératoire pour intégrer le plan cabinet
o Cliquer sur <télécharger plan sec. >
o Choisissez le fichier d’import confié par le cabinet comptable
o Puis cliquez sur <Ajouter Plan>
o Après quelques secondes, le plan comptable est synchronisé
o Vous devez vérifier si les comptes GMB ont la bonne correspondance avec le plan cabinet
o Il reste probablement quelques ajustements à réaliser
o Il est possible de modifier manuellement les comptes secondaires au besoin si la correspondance n’est pas parfaite
o Les comptes à vérifier sont les comptes mentionnés ci-dessous en priorité
  • 4011000 Fournisseurs
  • 4111000 Clients
  • 4456601 Tva déductible Taux normal
  • 4456602 Tva déductible Taux Réduit
  • 4456602 Tva déductible Taux Intermédiaire
  • 4457101 Tva Collectée Taux normal
  • 4457102 Tva Collectée Taux réduit
  • 4457103 Tva Collectée Taux intermédiaire
  • 4710000 Compte attente
  • 5112002 &amp; suivants Chèques en caisse
  • 5121001 &amp; suivants Banque xxxx
  • 5311001 &amp; suivants Caisse 1
  • 5800001 &amp; suivants Mouvements de fonds espèce
  • 6010001 &amp; suivants Achats matières 1
  •  6070001 &amp; suivants Achats revente 1
  •  6063000 Achats petites fournitures
  • 6064000 &amp; comptes Achats fournitures administratives
  • 6238000 Dons et pourboire
  • 7010001 &amp; suivants Ventes produits finis/fabriqués
  • 7060001 &amp; suivants Prestations de services
  • 7070001 &amp; suivants Ventes de marchandises
  •  7090000 Remise fidélité
Transmission du FEC en fin de période 2018-06-11T14:37:17+00:00
  • Le FEC peut être calculé par l’utilisateur principal du dossier (l’administrateur abonné) ou son
    Expert-comptable dès lors que ce dernier a un accès au dossier attribué par son client.
  • Il est recommandé de calculer et transférer le FEC le jour suivant la fin du mois car le dernier
    jour de caisse est inséré dans le FEC après minuit du jour de caisse

    • Ex : le FEC de février 2018 peut être extrait à partir du 1er mars 2018
  • Procédure pour extraire le FEC mensuel :
    • Dans l’écran principal de la caisse : Sélectionnez l’icône du milieu en haut d’écran à
      droite
    • Cliquez sur <Réglages >
    • Cliquez sur le nom du dossier affiché dans le titre en bleu foncé
    • Cliquez sur la fonction <Exporter FEC> en haut à droite
    • Sélectionnez la période
      • Exemple 01/01/2018 – 31/01/2018
    • Cliquez sur <Exporter FEC>
    • Complétez le dialogue d’enregistrement du fichier
      • Nom du fichier ex : fec Societe 2018-01
      • Modifiez au besoin le dossier où sera enregistré le fichier pour pouvoir le
        retrouver facilement
      • Cliquez enfin sur <Enregistrer>
    • Le fichier est alors disponible dans le dossier mentionné et peut être envoyé par mail
      en pièce jointe à votre Expert-comptable
Comment intituler les pièces de dépenses ? 2018-08-31T09:40:24+00:00

Afin de distinguer les pièces importées par scanner ou photographiées avec l’application Dropbox (smartphone), nous vous recommandons de les intituler d’une manière qui permettra de les retrouver facilement dans l’onglet « Pièces à Valider » de la plateforme GererMaBoite.

  • Notre recommandation est la suivante :
    • Lorsque vous scannez une pièce de dépense ou lorsque vous la photographiez avec l’application DropBox, il est demandé avant de l’enregistrer de saisir son intitulé
    • Nous vous proposons de l’intituler ainsi :

Date + Fournisseur + N° Pièce + Montant + Description facultative

Exemple : 180824 ORANGE 7890F45 58,80 juillet 2018

180824                 à Date de la pièce inversée sous la forme AAMMJJ

ORANGE              à Nom du fournisseur

7890F45                à N° de la facture figurant sur la pièce (Facultatif)

58,80                      à Montant avec une virgule décimale

Juillet 2018           à Complément (facultatif) permettant de mieux situer la nature de la dépense

 

Exemple : 180712 LAPOSTE 90012 12,45 Envoi recommandé

Exemple : 180723 SNCF 89999IO 78,00 Billet Lyon paris

Comment imprimer sa facture sur le site GererMaBoite ? 2018-11-30T18:47:40+00:00

Pour continuer à utiliser la plateforme GererMaBoite, il vous faut payer un abonnement mensuel après la période de gratuité.

Cette facture est différente selon votre choix sur le type d’abonnement :

Type de l’abonnement

Montant HT
Ma Caisse enregistreuse

9,90 €

Ma caisse enregistreuse avec support téléphonique

19,90 €

Mon logiciel de gestion (Inclut ma caisse enregistreuse)

19,90 €

Mon logiciel de gestion avec support téléphonique (Inclus ma caisse enregistreuse)

29,90 €

Pour avoir un suivi de vos factures mensuelles, il vous suffit de :

      • Vous connecter sur le site www.gerermaboite.com
      • Cliquer sur <Connexion>
      • Entrer ou valider vos identifiants
      • Cliquer sur l’icône <Dossier>
      • Choisir votre dossier puis cliquez sur <Détail>
      • Cliquer sur l’onglet <Abonnement>

Vous pouvez apercevoir en dessous de <Factures abonnement>, vos factures mensuelles payées.

Si vous souhaitez imprimer ou télécharger une facture, sélectionnez cette dernière en cliquant sur <Voir document>.

Comment gérer un abonnement client ? 2018-12-10T16:51:25+00:00

La plateforme GererMaBoite, vous propose une gestion de votre abonnement client de façon simple et rapide.

Pour cela vous devez créer une famille “Acompte abonnement

  • Cliquez sur l’icône “Réglages” puis sur l’onglet “Familles” et sur “Ajouter famille
  • Remplissez l’intitulé de cette nouvelle famille (exemple : Acompte abonnement)

  • Sélectionnez la nature de vente, il s’agit de la nature de vente : “Clients

  • Dans cette nouvelle famille, il n’y a pas de TVA

  • Terminez en cliquant sur “Créer famille de vente

La famille de votre gestion d’abonnement est créée, il ne vous reste plus cas créer les articles de votre choix toujours sans TVA

Pour créer un article :

  •  Cliquez sur “Détail” de la famille de votre abonnement
  • Puis sur “Ajouter article

  • Indiquez les renseignements de l’article (toujours sans TVA)

  • Terminez en cliquant sur “Créer article

Vous devez paramétrer le crédit client.

  •  Dans l’onglet “Caisse”, sélectionnez à côté de ticket “Règlement client
  • Créez votre client en cliquant sur le petit “+” ou simplement en saisissant les deux premières lettres des données du client

  • Choisissez dans la famille “Acompte abonnement” l’article abonnement que souhaite le client

  • Puis cliquez sur “Etape suivante

  • Choisissez le mode de paiement du client

  • Terminez en cliquant sur “Encaisser et imprimer ticket

Maintenant, le client possède une avance client

Vous pouvez dès à présent commencer à réaliser des tickets de caisse.

  • Créez votre client en cliquant sur le petit “+” ou simplement en saisissant les deux premières lettres des données du client

  •  Réaliser le ticket de caisse

  • Choisissez pour le mode de paiement “Crédit client

Vérifier qu’il s’agit du client concerné !

  • Terminez en cliquant sur “Encaisser et imprimer ticket

Lorsque que vous rappelez le client, le montant de l’avance s’affiche et se déduit à chaque fois qu’un ticket est réalisé

 Vous pouvez voir également le montant du crédit client.

  • Cliquez sur l’icône “Contacts

  • Sélectionnez le nom du client et cliquez dessus

  • Cliquez sur l’onglet “Tickets

L’impression sur une tablette (Ipad, tablette Android) 2018-09-07T14:52:01+00:00

Il existe plusieurs possibilités d’impression à partir d’une tablette (Ipad ou Android)

1ère solution : L’envoi de ticket dématérialisé par mail aux clients

  • Avantages de cette solution :
    • Il est possible de créer avant l’encaissement du ticket, le compte du client simplement en saisissant son nom, son adresse mail et éventuellement son numéro de téléphone portable ou si le client est déjà créé de le rappeler simplement en composant une partie de son nom ou de son numéro de téléphone ou adresse mail
      • Exemple : pour appeler le client DUPOND Jean, dont le numéro de téléphone est le 0722334455, on peut taper simplement soit : DU, JE, 33, 4455, voire on peut taper UPO
      • Dès la saisie d’un de ces groupes de caractères, tous les clients dont DUPOND Jean s’affichent et il suffit de cliquer sur celui que vous souhaitez
    • Si vous envoyez un ticket dématérialisé à vos clients par mail, vous devez vous conformer au RGPD (Règlement Général de Protection des Données). Pour en savoir plus, lisez notre FAQ sur le RGPD
    • La mise à jour du fichier des clients dans ses conditions permettra ultérieurement de réaliser des campagnes mailing ou des envois de SMS ciblés (voir l’offre de notre partenaire AllMySMS – FAQ à consulter sur notre site)
  • Dès lors qu’une adresse email est associée au client, le ticket dématérialisé est envoyé systématiquement sur sa boite mail

2ème solution :

  • Tout simplement imprimer votre ticket sur une imprimante standard répondant à la norme ePrint avec des feuilles demi format A5 (148×210) ou A6 (105×148) positionnées dans l’imprimante (lien vers la rubrique matériels et fournitures du site https://www.gerermaboite.com/tarifs/)

3ème solution :

  • Les constructeurs d’imprimante ticket (Epson, Star-micronics…) commencent à mettre sur le marché des imprimantes tickets à la norme ePrint
  • GererMaBoite procède à des tests approfondis et communiquera au plus vite l’information concernant la disponibilité de ces imprimantes adaptées à l’impression sans fil
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RPGD) 2018-09-03T14:56:59+00:00

Le RGPD applicable depuis le 25 mai 2018, impose à toutes les entreprises quelle que soit leur taille de se mettre en conformité au regard des dispositions du règlement général sur la protection des données.

Quels sont les principales dispositions du RGPD pour les entreprises qui détiennent des informations concernant des personnes physiques ?

  • L’instauration d’un consentement explicite et positif en amont de l’exploitation des données personnelles possédées par l’entreprise
  • Le droit à l’effacement dans le délai raisonnable à la demande des intéressés
  • Le droit à la portabilité : c’est-à-dire l’envoi des données aux personnes qui en font la demande dans un format structuré
  • Le droit d’être informé en cas de piratage des données possédées par le site
  • Des exigences strictes en matière de protection qui imposent à toute organisation de disposer d’un système d’information sécurisé
  • La nomination d’un délégué à la protection des données

La plateforme GererMaBoite permet à une entreprise abonnée de gérer un portefeuille de contacts (clients, fournisseurs…) et en particulier, le module caisse en ligne permet d’enregistrer lors du passage de nouveaux clients leurs coordonnées afin de pouvoir procéder à la gestion de leur carte de fidélité et éventuellement à des envois d’informations, d’invitations, de mails, de SMS.

A ce titre et pour être en conformité avec la loi RGPD, nous vous recommandons lors de l’enregistrement d’un nouveau client de procéder ainsi :

  • Informez chaque nouveau client lors de la saisie de ses coordonnées et obtenez son acceptation (orale ou écrite) préalable.
  • Informez le client qu’il pourra à tout moment demander (par mail, SMS ou courrier) l’effacement des données le concernant ou la communication des informations et coordonnées possédées par l’entreprise à son sujet.

Pour faciliter ce processus et le rendre plus transparent, nous vous conseillons de remettre à l’occasion de l’ouverture d’un compte client fidélité, un papillon du modèle décrit ci-dessous :

Quels sont les tarifs de GMB ? 2018-05-25T08:01:54+00:00
  • L’abonnement à la plateforme GMB est de 9,90€ H.T par mois (soit 11,88€ T.T.C) payable parcarte bancaire
    • Le prélèvement est effectué tous les mois et peut être interrompu par un simple clicet relancé de la même manière en saisissant à nouveau les informations de sa cartebancaire.
    • Le premier mois d’utilisation est offert aux abonnés à l’occasion de la création de leurdossier entreprise.
    • Aucune donnée propre aux informations de la carte bancaire de nos abonnés n’estconservée sur nos serveurs.
  • Un forfait d’assistance à la mise en route et à la formation sur la plateforme GMB de 149,00€H.T. (soit 178,80€ T.T.C) est proposé aux abonnés qui souhaitent une formation et une assistance conduisant à la mise en route à distance de la Caisse en Ligne.
La connexion partenaire avec AllMySms 2018-09-07T14:57:30+00:00

La plateforme GererMaBoite travaille en partenariat avec la plateforme AllMySms qui propose une solution d’envoi de SMS professionnelle

Envoyer des SMS efficaces et fiables pour vos campagnes de marketing mobile :

https://www.allmysms.com/

  • Il vous suffit simplement de vous inscrire sur la plateforme AllMySms (essai gratuit)
  • De rédiger votre SMS, MMS ou email
  • Puis d’envoyer

Pour fidéliser vos clients, envoyez rapidement et facilement des SMS sans engagement de volume, directement depuis votre caisse GererMaBoite :

  • Sur la plateforme GererMaBoite directement dans votre dossier, cliquez dans l’onglet « Contact »
  • Puis cliquez sur « Exporter contacts »
  • Un fichier CVS va se télécharger, libre à vous de modifier le fichier
  • Une fois extrait, allez sur le site https://www.allmysms.com/
  • Inscrivez-vous ou rentrez votre identifiant et mot de passe sur le site AllMySms
  • Rédigez le contenu de votre message
  • Cliquez sur « Importez une liste de contacts » (sélectionnez celle que vous avez téléchargé à partir de notre plateforme GererMaBoite)
  • Pour finir, envoyez vos SMS ou MMS

C’est simple et rapide !

L’avantage de passer par la plateforme GererMaBoite, c’est que vous disposez de votre fichier client complété, il vous suffit en un clic d’importer votre liste de contact directement sur la plateforme AllMySms

La plateforme AllMySms vous permet de faire un essai gratuitement, pas de frais, pas d’abonnement, pas de contrat, vous ne payez que les messages envoyés (plusieurs moyens de paiement pour régler votre commande)

Concernant les conditions financières de la société AllMySms :

  • SMS : 0.045 € HT / SMS
  • MMS : 0.09 € HT/ MMS
  • Messages vocaux : 0.19 € HT/ Messages vocaux
Peut-on acheter le matériel auprès de GMB ? 2018-05-25T08:02:46+00:00
  • GMB commercialise l’imprimante ticket Thermique (sans ruban encreur) de marque EPSONTM T20II au tarif de 180,00€ H.T. (soit 216,00€ T.T.C) ainsi que les bobinesd’impression 80mm au tarif de 2,00€ H.T. soit 2,40€ T.T.C
  • Les expéditions sont réalisées sous 48h. Les frais de port sont gratuits pour l’imprimante etau tarif postal en vigueur pour les bobines.
Quelles sont les préconisations concernant le matériel nécessaire ? 2018-05-25T08:03:07+00:00
  • Un Pc tactile de 13″ de taille d’écran est parfait, un Macbook convient très bien également.
  • En ce qui concerne les tablettes, Android ou Ipad, pas de problèmes si la taille de l’écran est à partir de 10,1 pouces, pour plus de commodité en utilisation tactile.
  • Nous recommandons de réserver les tablettes pour un usage en mobilité ou en extérieur du fait de la connexion plus complexe avec des imprimantes ticket.
  • Il est tout à fait possible d’envoyer le ticket de caisse par mail dès lors qu’il a été saisi une adresse mail pour le client.
  • Nous recommandons l’imprimante ticket Epson TM T20II que nous commercialisons au tarif de 180,00€ H.T. Cette imprimante USB thermique est très robuste, se connecte aisément et utilise des rouleaux en un exemplaire de 80 mm permettant d’imprimer ticket, X et Z de caisse.
Quelle connexion Internet ? 2018-05-25T08:03:19+00:00
  • La connexion internet du point de vente est nécessaire.
  • Ce peut être une connexion ADSL ou fibre pour encore plus de rapidité.
  • Une box Internet fournie par les différents opérateurs du marché est recommandée pour les installations sédentaires (boutique, magasin dépôts ventes, etc…).
  • Pour les installations mobiles comme les foires expositions où les marchés, une clé 3/4G ou une connexion via un smartphone fonctionne également.
Que faire en cas de coupure internet ? 2018-07-13T09:16:55+00:00
  • Encore ce qui concerne la gestion internet de la plate-forme, notre hébergement sur AZUREgarantit une disponibilité très élevée de l’ordre de 99,99991 du temps annuel d’utilisation en mode 24h/24h et 7j/7j .
  • Il est tout à fait possible qu’il se produise une rupture temporaire d’internet due à des perturbations du réseau de l’opérateur ou une rupture d’un nœud internet, d’un câble ou une box Orange, SFR, FREE, causant une indisponibilité temporaire.
  • Dans ce cas, la sécurité des transactions reste assurée. Une transaction est soit écrite soit rejetée. Dans le cas d’un rejet, l’utilisateur la recommence dès que la liaison est rétablie et la plateforme enregistrera alors la transaction de caisse en séquence.
  • Une solution pour fonctionner dans le cas où la liaison est interrompue de manière temporaire est d’utiliser la connexion d’une clé 4G ou à partir de la connexion d’un Smartphone. La caisse GMB fonctionne sans problème dans cette configuration.
Quels moyens d’impression pour les tickets et X/Z de caisse ? 2018-07-13T09:16:29+00:00

Il faut distinguer 2 cas :

1 – La boutique est équipée d’un PC sous Windows ou un appareil Macintosh d’Apple

  • Les imprimantes ticket équipés d’une connexion USB sont recommandées car lesdrivers d’impression des imprimantes (Epson, Star, etc…) sont, soit disponibles auprès des sites de téléchargements des constructeurs d ‘imprimantes, soit sont référencés et intégrés dans les versions des systèmes installés sur les PC et Macintosh.
  • Il est possible dans tous les cas, dès lors que le client à qui s’adresse le ticket possède une adresse Mail et que celle-ci a été saisie, de lui envoyer le ticket de caisse sur son adresse Mail.
    • Cet envoi est automatique si l’adresse mail a été saisie dans la fiche client.
    • L’envoi peut être réédité ultérieurement.

2 – La boutique possède une tablette de type Ipad ou fonctionnant avec l’OS Android
Deux solutions existent pour délivrer un ticket au client :

  • La boutique est équipée d’une imprimante possédant le protocole « e print » . Dans ce cas, l’impression peut être dirigée vers cette imprimante en mode sans fil.
    • Le ticket peut être imprimé sur une feuille de largeur variable selon le format de papier chargé dans l’imprimante : Format de A4 à A8.
  • La boutique envoie systématiquement le ticket vers l’email du client. Cette solution est recommandée pour les activités de ventes en mobilité et à l’avantage de permettre la constitution d’un fichier de clientèle avec les noms, email et éventuellement N° de téléphone mobile des clients et permet de réaliser des opérations de communication par courriel ou SMS très avantageuses sur le plan financier (4,5 centimes par SMS avec la solution partenaire ALLMYSMS)

Quelques constructeurs d’imprimante Ticket de caisse ont annoncé la sortie d’imprimante ticket à la norme E print, ce qui permettra de connecter très facilement dans un proche avenir ce type d’imprimante à une tablette.

Comment utiliser notre modèle de facture sous Excel gratuit, sécurisé et répondant aux critères de loi Anti-Fraude ? 2018-06-11T15:22:37+00:00

GererMaBoite vous propose un modèle de facture sous Excel gratuit, sécurisé et répondant aux critères de loi Anti-Fraude.

Télécharger le modèle :

 

Un petit rappel ?

 

Qu’est-ce qu’une facture :

La facture est le descriptif détaillé de la transaction passée entre le vendeur de marchandises ou le prestataire de services et son client. Ce document est établi en 2 exemplaires.

Chaque partie doit conserver son exemplaire pendant 10 ans.

 

Dans quels cas est-elle obligatoire :

Le prestataire de services ou le vendeur de biens doit obligatoirement établir et délivrer une facture lorsque son client est professionnel.

 

Les mentions obligatoires sur une facture ?

  • La date d’émission 
  • Numérotation continue
  • La date de la réalisation du contrat – livraison des biens ou terme de la prestation
  • Le nom et l’adresse du client
  • Les informations légales du vendeur ou du prestataire
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA pour les factures dont le montant total est supérieur à 150 € HT
  • La description des produits ou des services vendus – quantités et prix notamment, avec mention des prix unitaires hors taxes
  • Frais annexes – frais de livraison notamment – le cas échéant
  • Taux de TVA applicables, montants détaillés et montant total de la TVA
  • Réductions de prix, le cas échéant
  • Prix total HT et TTC

 

Pourquoi choisir la facture GererMaBoite ?

C’est une facture réglementaire sous Excel avec des fonctionnalités avancées :

  • Facture automatisée, répondant aux normes de la présentation des pièces commerciales ;
  • Fonctionnalité générale : saisir et modifier les coordonnées en en-tête et pied de facture ;
  • Saisie et modification des conditions générales de ventes (à faire figurer en pied de facture) ;
  • Option d’auto-entrepreneur ;
  • Réglage de 20 familles d’activités (ventes, prestations) associées à :
    • La Désignation
    • Compte Comptable
    • Régime de TVA
  • Réglage des régimes de TVA (5 régimes) associés à un taux de TVA et un numéro de TVA sur vente ;
  • Réglage des numéros des pièces commerciales, 5 types de pièces :
    • Facture
    • Avoir
    • Bon de livraison
    • Bon de commande
    • Devis
  • Pièce commercial associée à une souche et un numéro de pièce chronologique ;
  • Réglage du dossier « DropBox » de direction des pièces validées (synchronisation automatique dans la bannette GMB) ;
  • Saisie et modification du catalogue produits et services associé à :
    • Une désignation du produit (total de 100 désignations)
    • Unité de revente
    • Famille de rattachement
    • Prix Unitaire HT
  • Réglage des nombres de jours séparant les échéances de facturations (de 1 à 4 échéances) ;
  • Saisie des éléments dans la pièce commerciale (pour chaque ligne) :
    • Type de pièce (Facture, Avoir…)
    • Code client
    • Coordonnées et adresse client
    • Date de la pièce
    • Numéro de référence produit
    • Quantité
    • Taux de remises
    • Prix Unitaire HT (si le prix est différent du tarif initial)
  • Saisie de la zone d’acompte et nombre d’échéance ;
  • Impression des pièces et enregistrements des pièces en PDF.

 

La facture proposée par GererMaBoite est réglementaire en conformité :

 

  • Numérotation automatique des pièces de manière séquentielle ;
  • Enregistrement automatique des factures etc… en PDF dans une corbeille numérique ;
  • Intangibilité des pièces après validations ;
  • Intégration en comptabilité par l’intermédiaire de GererMaBoite.

Exemple :

Comment gérer le cash back avec la caisse enregistreuse GérerMaBoite ? 2018-07-13T09:02:29+00:00

Au moment de choisir le mode de paiement par Carte bancaire, il suffit de modifier le montant et de le porter à la somme du ticket augmentée de la valeur d’espèces à rendre au client , la différence en rendu est calculée automatiquement et il suffit de valider le ticket.

Comment se déroule la formation sur la Caisse GMB ? 2018-05-25T08:10:52+00:00
  • L’utilisation de la plate-forme GMB et très simple. Une série de TUTOS disponibles sur la
    chaîne YouTube Laura de GMB présentent sous la forme de vidéos de 5 à 10 minutes les
    différentes fonctionnalités de la caisse en ligne.
  • L’url d’accès à ces vidéos est le suivant :
    https://www.youtube.com/results?search_query=tutogmb1
  • En tapant sur la case de recherche de YouTube : tutogmb1, vous accédez à la liste des Tutos disponibles.
  • En souscrivant à l’assistance de mise en place et de formation pour un coût de 149,00 € H.T, vous pouvez bénéficier de 3 appels en conférence en ligne qui vous permettront de réaliser avec un collaborateur de GMB la mise en place et la formation aux manipulations de la caisse.
De quelle assistance peut-on bénéficier ? 2018-05-25T08:12:40+00:00

Une adresse Mail : support@gerermaboite.fr est disponible afin que les abonnés puissent
poser gratuitement leurs questions concernant les manipulations de la caisse en ligne.

Comment s’abonner après la période de gratuité ? 2018-11-16T10:42:46+00:00

GererMaBoite, c’est sans engagement, avec une période d’essai gratuite de 1 mois. Mais comment faire pour s’abonner une fois la période d’essai terminée

  • Cliquez sur la troisième petite icône (en partant de la droite) en haut à droite de votre écran
  • Cliquez sur <Réglages dossier>
  • Choisissez le dossier sur lequel vous voulez vous abonner et cliquez sur <Détails>
  • Vous arrivez sur votre dossier avec différents onglets
    • Cliquez sur l’onglet <Abonnement>
  • L’abonnement standard est proposé mais vous avez possibilité de le modifier
    • Cliquez sur les trois petits points au dessus des dates d’inscriptions, gratuité, abonnement
    • Puis sur <Modifier>
    • Choisissez l’abonnement que vous souhaitez
    • Et <Confirmer>
  • Définissez un moyen de paiement, toujours sans engagement, vous pouvez suspendre l’abonnement à tout moment
    • Cliquez sur <Définir moyen de paiement>
    • Entrez votre <Numéro de carte> avec les informations demandées
  • Vos informations de carte bancaire ne sont pas conservées sur le site GererMaBoite elles sont uniquement transférées sur le site de paiement sécurisé « STRIPE »

Félicitation ! Vous êtes maintenant abonné chez GererMaBoite et nous vous en remercions !

Comment saisit-on le fonds de caisse de début d’activité ? 2018-07-13T09:19:42+00:00
  • Cliquez sur <Ticket vente> et choisissez la fonction <Entrée-Sortie> de l’écran principal de la caisse.
  • Normalement, <Sortie de caisse> est sélectionné, cliquez sur <Entrée de caisse>
  • Saisissez dans la zone mot clé le mot <Apport> ou <Solde Initial>
  • Cliquez sur le compte proposé.
  • Saisissez le montant déposé en caisse puis validez par <Enregistrer>
  • Un ticket de mouvement d’entrée s’imprimera et le montant apporté en fonds de caisse
    s’ajoutera au solde de la caisse.
Qu’est-ce que l’auto certification ? 2018-07-13T09:23:02+00:00
  • Encore ce qui concerne le processus de certification, nous avons produit le document d’auto certification comme les textes en vigueur le préconisent car notre plate-forme respecte strictement les conditions de clôture périodique, d’intangibilité des transactions affectant la caisse, et de respect de la numérotation séquentielle des pièces produites (Ticket, dépenses de caisse, entrée diverses, dépôt en banque).
  • Ce document d’auto certification est remis aux clients qui en font la demande, il engage GMB qui garantit à l’utilisateur que les conditions de sécurité comptables et fiscales sont respectées et qu’aucune manipulation ne peut altérer la séquentialité et l’intangibilité des
    transactions effectuées.
Comment suspendre l’abonnement ? 2018-07-12T15:49:37+00:00
GérerMaBoite, c’est sans engagement mais comment faire pour se désabonner temporairement ou définitivement

  • Cliquez sur la troisième petite icône (en partant de la droite) en haut à droite de votre écran
  • Cliquez sur <Réglages dossier>
  • Choisissez le dossier sur lequel vous voulez vous désabonner et cliquez sur <Détails>
  • Vous arrivez sur ce dossier avec différents onglets
  • Cliquez sur l’onglet <Abonnement>
  • Puis sur <Suspendre l’abonnement>
  • Une page d’information vous expliquant le principe du désabonnement vous est présentée
  • Si vous êtes certain de vouloir arrêter ou suspendre votre abonnement
    • Cliquez sur <Suspendre l’abonnement> 

Vous pourrez vous réabonner aussi facilement que vous avez choisi de vous désabonner et ainsi continuer à utiliser vos données enregistrées avant l’arrêt de votre abonnement.

Nous espérons vous compter parmi nos clients abonnés

Comment créer un nouvel exercice comptable ? 2018-08-31T10:01:28+00:00

L’exercice de la période en cours (sur laquelle vous travaillez : caisse, dépenses, banque…) doit-être créé pour pouvoir utiliser les différents modules

  • Les exercices comptables doivent être consécutifs
    •  Exemple : si le premier exercice va du 01/07/2017 au 30/06/2018 alors l’exercice en cours suivant doit commencer le 01/07/2018 et se terminer normalement le 30/06/2019
    • Toutefois il est possible de déclarer un exercice supérieur à 12 mois ou inférieur à 12 mois
    • Prenez conseil auprès de votre expert-comptable dans le cas d’une durée différente de 12 mois

Pour créer le nouvel exercice :

  • Sélectionnez la troisième icône (en haut à gauche) réglages dossier
  • Sélectionnez « Réglage dossier »
  • A l’apparition du dossier, cliquez sur « Détail »
  • Cliquez sur « Ajouter un exercice comptable »
  • Saisissez la date début et la date fin en veillant bien à ce que :
  • La date début du nouvel exercice soit consécutive à la date de fin de l’exercice précédent
  • Pour clôturer l’opération en cliquant « Créer exercice comptable »

Et voilà ! Votre nouvel exercice comptable est créé, vous pouvez continuer à travailler sur la plateforme

Qu’est-ce qu’un contact ? 2018-07-13T09:15:18+00:00
  • Un contact est un personne physique (un individu) ou morale (une entreprise, une société
    avec lequel l’entreprise abonnée est en relation.
  • La Plateforme GMB permet de gérer les contacts et les liens et rôles qu’ils ont avec l’Entreprise abonnée.
  • La création des contacts est réalisée dans le volet contact (1ére Icône en haut et à droite de
    l’écran de travail)
  • Il est possible en utilisant l’option <Ajouter un rôle> de donner à chaque contact un ou
    plusieurs rôles dans l’entreprise abonnée :

    • Clients, fournisseurs, salariés, serveur/vendeur, dirigeant, associés, etc…
      – Ex : vous pouvez créer un contact fournisseur, Ex : DUPONT Et CIE SAS et lui attribuer le rôle
      fournisseur
    • Vous pouvez créer un deuxième Contact d’un salarié de cette entreprise
      fournisseur : ex Mme THIERION Jeanne, directrice commerciale et lui attribuer le
      rôle salarié et rattaché à l’entreprise fournisseur DUPONT Et CIE SAS
    • Par ailleurs, si Mme THIERION est cliente de l’entreprise abonnée, il suffit de lui
      ajouter un rôle « Client »
  • Dès que vous ajoutez en ticket de caisse un nouveau client, il reçoit le rôle client
    automatiquement.
  • Dès que vous créez un nouveau fournisseur attaché à un article du catalogue, il reçoit
    automatiquement le rôle Fournisseur.
  • Pour en savoir plus sur la gestion des contacts avec la caisse GMB, , rendez-vous sur la chaîne You Tube Laura de GMB : tutos 3.
Comment gère-t-on la vente des produits d’occasion avec une TVA sur la marge ? 2018-07-13T09:14:43+00:00
  • Il est possible d’utiliser les réglages des articles du catalogue pour créer deux articles
    différents pour facturer sur le ticket de caisse :

    • Un premier article pour la partie T.T.C non taxable (correspondant au Prix d’achat ou de revient du bien vendu)
    • Un second article pour la partie T.T.C taxable (correspondant à la marge sur l’opération)
  • La TVA sur le ticket de caisse se calcule alors sur la marge taxable T.T.C /1,20*0,20
Nature de vente et Famille d’activité 2018-07-13T09:26:59+00:00

Famille d’activité

Les familles d’activité sont affichées sur l’écran de caisse et permettent de choisir la catégories du produit ou de la prestation qui est vendue

  • Elles sont rattachées à une nature de vente : Produits finis, ventes accessoire, ventes marchandises, prestations de services,…
  • Il leur est attribué un n° de compte de vente automatiquement et qui commence par 710, 708,706,707, selon la nature de la vente
    • Ce n° de compte de vente peut être modifié
    • Il permet la traduction comptable de la vente dans le journal de caisse qui sera généré en fin de période (jour, mois, trimestre, année)
  • La famille d’activité est associée à un régime de TVA (Régime normal, intermédiaire, réduit, Dom Tom, corse, …)
  • Les articles du catalogue de l’entreprise que l’on peut crée sous chaque famille d’activité héritent du compte dé vente et du régime de Tva
    • Un article peut exceptionnellement avoir un régime différent de celui de sa famille d’activité

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